Region Stockholm Regionarkivet
 Sök inte på personuppgifter, vi lagrar ingen sådan information på webbplatsen.

 Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.

5. Förteckna på förteckningsblad

Förtecknandet av arkiv sker idag ofta i ett arkivredovisningssystem. De uppgifter som ska ingå i förteckningen är desamma oavsett om arbetet görs på papper, i Word eller i ett IT-stöd. Varje serie ska skrivas på ett eget förteckningsblad.

Exempel på hur man fyller i förteckningsbladet:

Arkivnr

1

Arkivnamn

ARKIVBILDARNAMN

Serie

A1

Serierubrik. Handlingstypen skrivs i plural. För handlingar som rör ett visst ämne används ofta frasen "Handlingar rörande..."

Placering

Volymnr

Tid

Anmärkningar




I serieanmärkningen skrivs information som rör hela serien:

  • Serien i t ex. arkivbox/inbunden/på mikrofilm/digitalt (hur serien är förvarad)
  • Serien ordnad t ex. kronologiskt/alfabetiskt/dag-månad-år
  • Om serien är avslutad
  • Övrig information, t ex. handlingar som bytt namn och förklaringar till förkortningar

Rum 1

1

1894-1898

Tid. Anger tid för första och sista handlingen i volymen. För patientjournalserier anges vårdår i serierubriken.


2

1899-1902

Volymerna ska förtecknas i kronologisk ordning.


3

1899-1914

Om flera volymer har samma begynnelseår ska den med det senaste slutåret stå sist.


4

1915-1925

I volymanmärkningen skrivs information som gäller för den enskilda volymen, vilket kan vara sorteringsordning (t ex. diarienummer, alfabetisk ordning eller dag-månad-år) och avvikande format. Vissa handlingar kan vara bra att redovisa på handlingsnivå, t ex. rapporter och tryck.


Se exempel nedan för standardfraser som används i serie- eller volymanmärkningen:


5

1926-1930

Med används när man vill upplysa om innehåll i serien som inte framgår av rubriken, men som kan vara viktigt vid återsökning. "Med register".


6

1930-1945

Spridda år. Vissa år saknas.


7

1946-1952

Lucka. Används om det saknas handlingar inom en volym. Lucka 1947-1948.


-

1949-1950

Luftserie eller luftvolym - korshänvisning. Ingår i A1:4. När det är få handlingar i en serie kan handlingar läggas i en annan series volym. Då den fysiska volymen saknas markeras detta med ett bindestreck i volymnummerkolumnen.


8

1952-1960

Häri även Ledningsgruppens protokoll 1949-1950 (A2). (Korshänvisning). I volymen läggs handlingar från en annan serie i ett eget aktomslag. Se till att seriesignumet är tydligt markerat på aktomslaget.

Senast uppdaterad den