Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
Hantera övergången till VIR i praktiken
Handlingar som skapas innan VIR införs ska förtecknas enligt allmänna arkivschemat. När VIR införs innebär det att arkivbildningen bryts och det gamla arkivet avslutas. Det är viktigt att handlingarna som inkommit och upprättats hos myndigheten innan och efter VIR-införandet hålls åtskilda från varandra.
I praktiken kan det dock svårt att genomföra detta på ett konsekvent sätt. Tekniska begränsningar och hänsyn till den enskilde kan göra det olämpligt att göra en alltför strikt uppdelning vid VIR-införandet. Det blir därför ofta nödvändigt att införa anpassade lösningar för olika handlingstyper eller IT-lösningar.
Generellt gäller alltid två grundprinciper:
- Myndigheten ska sträva efter en så enhetlig uppdelning i arkivbildningen som möjligt. Arbetet ska samordnas så att olika verksamhetsgrenar inte skapar egna lokala lösningar, om det inte är nödvändigt.
- Uppdelningen i arkivbildningen ska vara begripligt för framtida användare av arkiven. Noggrann dokumentation är därför nödvändig i både VIR-redovisningen och i redovisningen enligt det allmänna arkivschemat.
Ofta är det nödvändigt att ha olika lösningar för olika handlingstyper. Här finns några råd kring de vanligaste.
Ärendehantering och diarieföring
Ärenden som påbörjats innan VIR införs ska i normalfallet avslutas i samband med VIR-införandet. De ärenden som fortfarande är under aktiv handläggning vid övergången ska också avslutas. Istället ska handläggningen fortsätta i ett nytt ärende som öppnas enligt den nya VIR-strukturen. I dessa fall ska en korshänvisning göras mellan det nya och det gamla ärendet.
Om ovanstående visar sig omöjligt att genomföra i praktiken så finns ett alternativ som får tillämpas efter samråd med Regionarkivet. Alternativet innebär att de ärenden som inte kan avslutas får fortsätta att vara öppna, och handläggningen kan fortsätta i dem. Alla dessa ärenden ska då avslutas senast 3 år efter införandet av VIR.
Patientjournaler
Patientjournaler bör inte delas upp bara för att VIR införs. Ur ett patientperspektiv är det viktigt att inte dela upp journaler som annars skulle ha förts samlat. Journaler som påbörjats innan VIR införs och som fortsätter föras efter införandet bör i sin helhet redovisas enligt VIR. I förteckningen enligt allmänna arkivschemat bör man hänvisa till vart dessa journaler finns.
Register som förs löpande
Löpande register och förteckningar bör som huvudregel inte delas upp eftersom det riskerar att leda till försämrade sök- och sammanställningsmöjligheter. Dessa bör därför redovisas enligt VIR. I förteckningen enligt allmänna arkivschemat bör man hänvisa till vart registret finns.
Forskning och andra stora projekt
Större projekt, till exempel inom forskning, behöver utredas utifrån hur de har organiserat sin informationshantering. Ett projekt är en organisationsform, inte en handlings- eller ärendetyp, och ett projekt kan ge upphov till både ärenden, databaser samt dokument som inte diarieförts.
Diarieförda ärenden inom projektet bör hanteras på samma sätt som andra diarieförda ärenden. I övrigt bör man sträva efter att hålla ihop projektets handlingar och redovisa dessa enligt VIR om projektet avslutas efter att VIR införts. Databaser med till exempel forskningsdata bör alltid hållas ihop.
Ekonomi- och personalinformation
Ekonomiinformation och löpande löneinformation ordnas vanligen utifrån vilket räkenskapsår informationen hör till och inte strikt utifrån det kalenderår då informationen skapades. VIR bör då användas för information som rör det räkenskapsår då VIR infördes. Eftersom räkenskapsåret slutar vid årsskiftet är det starkt rekommenderat att införa VIR vid ett årsskifte.
Personalakter bör inte delas upp utan bör ordnas utifrån vilket år anställningen upphörde. Om anställningen upphörde efter att VIR införts bör personalakten redovisas enligt VIR.
Rekryteringsärenden bör hanteras som andra diarieförda ärenden.
