Registrera och diarieföra
Myndigheter har enligt offentlighets- och sekretesslagens 5 kap. en skyldighet att registrera de allmänna handlingar som antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten.
Båda begreppen diarieföring och registrering används för den registrering som lagen föreskriver. Nyttan med att registrera är att man både i dag och om tio år ska kunna hitta myndighetens ärenden och handlingar för till exempel återanvändning, uppföljning och forskning.
Registrering ska ske så snart som möjligt, vanligtvis inom 24 timmar efter det att en handling kommit in till, expedierats från eller upprättats hos myndigheten.
Enligt förvaltningslagen ska en myndighet vara tillgänglig för kontakter och vidta de åtgärder som behövs för att kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten avseende rätten att ta del av allmänna handlingar. Detta gäller varje helgfri måndag-fredag utom midsommarafton, julafton eller nyårsafton.
Metoder för registrering
Ärenderegistrering
Alla handlingar och samtliga åtgärder i ärendet registreras i diariet/ärendehanteringssystemet och dessa hålls samman via en gemensam beteckning: diarienumret. Diarienumret ska anges på samtliga handlingar i ärendet. En myndighet som har många ärenden bör strukturera registreringen med hjälp av en klassificering. Denna utgår ifrån myndighetens verksamhetsområden, processgrupper och processer och görs med hjälp av en fastställd så kallad redovisningsplan enligt regionens verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR). Planen har tidigare kallats dossierplan eller diarie-/dossierplan, förkortat d/d-plan.
Postlista
Dagens inkommande och ibland även utgående handlingar registreras kronologiskt på en postlista. Metoden används i små verksamheter inom en myndighet (till exempel vårdcentraler) med få handlingar som ska registreras. De handlingar som är en del av ett ärende (till exempel ett Lex Maria-ärende) vidarebefordras till en, inom myndigheten centralt placerad, registrator som registrerar dem i ett diarium/ärendehanteringssystem. Dessa handlingar ska även registreras på postlistan.
Verktyg för registrering
Diarium
I diariet registreras alla ärenden och åtgärderna i dessa, det vill säga oftast de in- och utgående handlingarna. Diariet omfattar endast en mindre del av de allmänna handlingarna hos myndigheten.
Protokoll, patientjournaler, personalakter, räkenskaper med mera behöver inte registreras i diariet om de hålls ordnade eller registreras på annat sätt som gör att de enkelt går att återsöka.
Ärendehanteringssystem
I ett ärendehanteringssystem registrerar man ärenden och handlingar. Systemet används också för att hantera och bevaka att ärenden åtgärdas och avslutas i tid, samt för att effektivisera nämndadministration och möteshantering. Myndigheten kan även bifoga digitala handlingar till de registrerade uppgifterna och förvara dem i systemet.
Ett ärendehanteringssystems viktigaste komponenter är:
- diarium
- stöd för det administrativa arbetsflödet
- möjligheten att bifoga och upprätta handlingar/information.
Ett ärendehanteringssystem kan ge den struktur och sökbarhet som behövs för en framtida arkivering hos Regionarkivet. Samråd därför alltid med Regionarkivet före inköp av ett ärendehanteringssystem.
