När en myndighet inom regionen upphör
När en förvaltning, ett bolag eller en stiftelse inom Region Stockholm upphör ska dess arkiv avslutas och inga nya handlingar får tillföras arkivet. Huvudregeln är att arkivet ska överlämnas till arkivmyndighet inom tre månader (arkivlagen
Länk till annan webbplats. 14 §).
Om förvaltningens/bolagets verksamhet drivs vidare inom regionen finns olika sätt att överföra information; genom kopiering, överlämnande av originalhandlingar eller genom tidsbegränsat lån, se Verksamhet flyttas inom regionen.
Om den upphörda myndighetens verksamhet fortsätter hos en privat huvudman får allmänna handlingar inte överlämnas annat än som tidsbegränsat lån (Riktlinje för informationshantering och arkiv
Pdf, 430.8 kB., punkt 2.9). Vid lån ska Regionarkivet alltid kontaktas tidigt i processen för samråd.
Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Länk till annan webbplats. (förvaringslagen), reglerar att de allmänna handlingarna som lånas ut till privata huvudmän fortsätter att vara allmänna under förvaringstiden. För uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen Länk till annan webbplats. (2009:400) blir sekretessbestämmelserna tillämpade även hos den privata huvudmannen (OSL 11 kap. 7 §). Beslut om förvaring av allmänna handlingar enligt förvaringslagen fattas av regionfullmäktige.
Möjligheten att permanent överlämna allmänna handlingar till en myndighet utanför Region Stockholm är mycket begränsad. När en verksamhet överväger ett sådant överlämnande ska Regionarkivet alltid kontaktas tidigt i processen för samråd. I arkivlagen 14 § regleras att det i dessa fall krävs ett beslut av regionfullmäktige, vilket även fastslås i regionens Riktlinje för informationshantering och arkiv, punkt 2.9.