Enligt arkivlagen 6 § ska myndigheten upprätta en arkivbeskrivning för sitt arkiv. Syftet med arkivbeskrivningen är att beskriva arkivbildarens verksamhet och organisation som den ser ut idag, men också vilka förändringar som har gjorts under åren och hur det har påverkat arkivet. Arkivbeskrivningen gör det därmed möjligt att förstå hur myndigheten har förändrats och hur informationen kan eftersökas. Det är viktigt att arkivbeskrivningen uppdateras kontinuerligt.