Regionarkivet har tagit fram en mall till register för verksamhetsfotografier Excel, 31.8 kB. för den information och metadata som ska registreras om varje fotografi i ett fotoregister eller en databas.

Verksamhetsfotografier omfattas i de flesta fall av bestämmelserna i Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Det är alltid fotografen som har den så kallade ideella rätten. Fotografens namn, i de fall det är känt, ska alltid publiceras tillsammans med fotografiet. Den ekonomiska rätten, det vill säga rätten att använda fotografiet i olika sammanhang kan förhandlas till någon annan än fotografen, t ex. till arbetsgivaren.