Samråd, ändringar och versionshantering
När VIR har införts hos myndigheten får redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna version 1.0.
Redovisningsplanens två översta nivåer, verksamhetsområde och processgrupp, får inte ändras eller tas bort. De är gemensamt definierade för regionen och får endast ändras om Standardredovisningsplanen Region Stockholm ändras.
Om myndigheten börjar använda sig av en ny processgrupp ska myndigheten samråda med Regionarkivet. Under verksamhetsområdena 0. Styra politiskt, 1. Styra och leda verksamheten samt 2. Stödja verksamheten kan myndigheterna endast välja att använda sig av de processgrupper som finns i Standardredovisningsplan Region Stockholm.
Myndigheterna får däremot välja egna processgrupper till de kärnverksamheter som finns i Standardredovisningsplan Region Stockholm. Om myndigheten börjar använda sig av en ny processgrupp blir det en ny version av redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna, till exempel från 1.0 till 2.0. Nya versioner ska bevaras.
Lägga till eller avsluta processgrupper
Om en myndighet exempelvis får ett nytt uppdrag ska den nya processgruppen eller processgrupperna synas i redovisningsplanen. Tidpunkt för när processgruppen eller processgrupperna togs i bruk ska anges. Motsvarande gäller även när uppdrag försvinner hos en myndighet och processgruppen eller processgrupperna inte längre används.
Exempel
Version 1.0 (processgrupp 2.2 Bedriva forskning och utbildning används ej)
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.1 Hantera ekonomi | 2.1.1 Hantera löpande redovisning |
2.2 Bedriva forskning och utbildning Används ej | ||
2.3 Tillhandahålla försörjningstjänster | 2.3 1 Hantera inköp |
Version 1.0, ändring 1 (myndigheten får ett nytt uppdrag och ska börja använda en processgrupp, Forskning och utbildning, som tidigare inte använts)
Verksamhetsområde | Verksamhetsområde | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.1 Hantera ekonomi | 2.1.1 Hantera löpande redovisning |
2.2 Bedriva forskning och utbildning Påbörjad 20xx-xx-xx | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor och näringsliv | |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning | ||
2.3 Tillhandahålla försörjningstjänster | 2.3 1 Hantera inköp |
Lägga till eller avsluta processer
När förändringar på myndigheten leder till att nya processer läggs till eller avslutas behöver redovisningsplanen med tillhörande hanteringsanvisningar uppdateras. Det ska framgå vilka processer som har avslutats eller lagts till, exempelvis om en process har övertagits av en annan förvaltning eller uppgått i en annan process, samt vid vilken tidpunkt detta skett.
Om nya processer läggs till i planen behövs inget samråd med Regionarkivet. Myndigheten kan om så önskas ändra en gällande version från till exempel 1.0 till 1.1 för att visa att en process har lagts till.
Observera att två processer inte kan ha samma nummer inom en och samma redovisningsplan oavsett om processen är i bruk eller inte. En sifferbeteckning på en avslutad process får därför inte återanvändas till en ny process. En ny process hamnar längst ner i ”sin” processgrupp och får därmed det högsta redovisningsnumret.
När processer/delprocesser avslutas ska följande uppgifter anges:
- Tidpunkt för avslut
- Om den avslutade processen/delprocessen har ett nära samband med en ny process/delprocess ska de relateras till varandra
När nya processer/delprocesser tillkommer ska följande uppgifter anges:
- Sifferbeteckning
- Processnamn
- Tidpunkt när den tas i bruk
- Om den nya processen/delprocessen har ett nära samband med en process/delprocess som avslutats ska de relateras till varandra, se exempel nedan:
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.2 Bedriva forskning och utbildning | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning |
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.2 Bedriva forskning och utbildning | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Processen avslutad 20xx-xx-xx | ||
20xx-xx-xx och övergått till myndigheten x |
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.2 Bedriva forskning och utbildning | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Processen avslutad 20xx-xx-xx | ||
2.2.4 Samverka med näringsliv Processen påbörjad 20xx-xx-xx |
Processer som slås ihop
Hänvisningar ska göras mellan avslutade och nya processer/delprocesser om de helt eller delvis ersätter varandra (till exempel om en process upphör och övergår till en annan myndighet).
Exempel
Version 1.0
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.2 Bedriva forskning och utbildning | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning | ||
2.2.4 Samverka med näringsliv |
Version 1.0, ändring 1 (två processer slås ihop hos en myndighet)
Verksamhetsområde | Processgrupp | Process |
|---|---|---|
2. Stödja verksamheten | 2.2 Bedriva forskning och utbildning | 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor och näringsliv Tidigare processnamn Samverka med universitet/högskolor |
2.2.2 Bedriva utbildning | ||
2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning | ||
2.2.4 Samverka med näringsliv Processen har avslutats och uppgått i process 2.2.1, 20xx-xx-xx |
Ändringar i systemförteckning och arkivbeskrivning
Systemförteckning och arkivbeskrivning behöver inte versionshanteras men dokumentens datum ändras alltid i samband med uppdateringar (till exempel i samband införande av nya system eller förändringar i myndighetens organisation).
