Vad får gallras?

Enligt tryckfrihetsförordningen och arkivlagen är bevarande grundregeln för handlingar/information. Det måste därför finnas goda skäl till att en handling gallras. Regionarkivets generella bevarande- och gallringsplaner visar vilken information som ska bevaras respektive gallras. Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan ska den alltid tillämpas i första hand. Gallringen kan också vara tvingande enligt lag, exempelvis avseende vårdens kvalitetsregister (7 kap. 10 § patientdatalagen 2008:355).

Om gallringsbeslut saknas

Ibland finns behov av att gallra handlingar som är unika för en viss verksamhet och inte finns i Regionarkivets bevarande- och gallringsplaner. Då ska myndigheten samråda med Regionarkivet om att upprätta enskilda gallringsbeslut eller verksamhetsspecifika bevarande- och gallringsplaner. Innan ett nytt gallringsbeslut fattas ska en gallringsutredning göras. Utredningens syfte är att ta reda på vad som motiverar gallring.

Ta fram ett nytt gallringsbeslut

För att få gallra allmänna handlingar/information behövs ett gallringsbeslut. Om ett beslut saknas ska ett nytt tas fram i samråd med Regionarkivet.

Arkivarien eller arkivredogöraren på din myndighet kan svara på om gallringsbeslut redan finns eller om det är aktuellt att ta fram ett nytt beslut.

1. Gör en gallringsutredning

Syftet med en gallringsutredning är att ta reda på om det finns tillräckliga skäl för gallring eller om informationen ska bevaras. Kriterierna för detta är fastställda i arkivlagen.

Följande frågor ska besvaras i gallringsutredningen:

• Vilken/vilka typer av allmänna handlingar/information Länk till annan webbplats. är det som myndigheten önskar gallra?

• Vad används informationen till?

• Kommer gallringen att påverka sökbarheten eller begripligheten hos annan information? Innebär den önskade gallringen att information som inte gallras förlorar sitt sammanhang eller sina sökvägar?

• Finns samma information som myndigheten önskar gallra någon annanstans? Vilket format (till exempel digitala dokument, databaser, pappersdokument, mikrofilm) har den i så fall?

• Vilka lagar och regler gäller för den information myndigheten önskar gallra?

• Kan informationen behöva användas som bevis i en eventuell rättsprocess? Behövs informationen för att kunna genomföra revision eller intern kontroll?

• Vilket behov har regionens myndigheter av informationen för att kunna bedriva sin verksamhet på kort och lång sikt?

• Kan informationen vara värdefull för framtida forskning, exempelvis historisk eller medicinsk forskning?

• Hur enkelt kan informationen som föreslås gallras sorteras ut från information som ska bevaras?

• Kommer informationen att migreras till ett nytt system eller ett e-arkiv?

2. Gör en gallringsframställan

Använd en av Regionarkivets mallar som finns längst ner på sidan. När mallen fyllts i tjänar den två syften: dels som en samrådsframställan till Regionarkivet, dels som ett gallringsbeslut. Beslutet träder i kraft under förutsättning att Regionarkivet tillstyrker framställan. Framställan ska undertecknas av representant för styrelse eller nämnd, eller av arkivansvarig. Gallringsutredningen ska bifogas, eller ingå i gallringsframställan, och skickas till registrator.arkiv.kultur@regionstockholm.se.

3. Regionarkivet handlägger gallringsframställan

För att gallringsbeslutet ska träda i kraft måste regionarkivet tillstyrka gallringen. Ofta tillstyrks de ärenden som kommer in, men ibland kan det behövas ändringar. I sådana fall kontaktar handläggaren den som skickat in gallringsframställan.

Regionarkivet kan också avstyrka gallringen om den bedöms olämplig utifrån arkivlagen eller andra bestämmelser. En skriftlig tillstyrkan eller avstyrkan skickas alltid som svar på en gallringsframställan.

4. Gallra enligt beslutet

Gallringen kan genomföras när beslutet är tillstyrkt av Regionarkivet.

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Gallring av allmänna handlingar får bara ske om det finns ett gallringsbeslut från myndighet, som tillstyrkts av Regionarkivet, eller när gallring är reglerad i lag. För information som förekommer hos merparten av regionens myndigheter har Regionarkivet upprättat generella bevarande- och gallringsplaner med bestämmelser om vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras. Gallringen kan också vara tvingande enligt lag, exempelvis avseende vårdens kvalitetsregister (7 kap. 10 § patientdatalagen 2008:355).