Gallra information
Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar/information. Man gallrar genom att till exempel kasta ett pappersdokument eller att radera en fil på datorn. Att förstöra sök- och sammanställningsmöjligheter genom att spara en Excelfil som PDF är också gallring.
Vad får gallras?
Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Gallring av allmänna handlingar får bara ske om det finns ett gallringsbeslut från myndighet, som tillstyrkts av Regionarkivet, eller när gallring är reglerad i lag. För information som förekommer hos merparten av regionens myndigheter har Regionarkivet upprättat generella bevarande- och gallringsplaner med bestämmelser om vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras. Gallringen kan också vara tvingande enligt lag, exempelvis avseende vårdens kvalitetsregister (7 kap. 10 § patientdatalagen 2008:355).
Kontakta Regionarkivet om du har synpunkter på innehållet i de generella bevarande- och gallringsplanerna.
Om handlingen/informationen inte finns i en generell bevarande- och gallringsplan
Ibland finns behov av att gallra handlingar som är unika för en viss myndighet. Då kan man upprätta verksamhetsspecifika bevarande- och gallringsplaner eller enskilda gallringsbeslut. Dessa kan även innehålla undantag från de generella bevarande- och gallringsplanerna. Om det finns verksamhetsspecifika planer ska de alltid tillämpas i första hand.
Kontakta en arkivarie eller registrator som arbetar inom din myndighet för att få information om aktuella verksamhetsspecifika bevarande- och gallringsplaner och gallringsbeslut.
Om gallringsbeslut saknas
Bevarande är grundregeln för handlingar/information enligt tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Det måste därför finnas goda skäl till att en handling gallras. Innan ett nytt gallringsbeslut fattas ska en gallringsutredning göras. Utredningens syfte är att ta reda på vad som motiverar en gallring. Se Ta fram ett nytt gallringsbeslut.
Vänd dig till en arkivarie, arkivredogörare eller arkivansvarig inom din myndighet för att ta reda på om det är aktuellt att genomföra en gallringsutredning.
