Grunden för en god arkivvård är att ha ordning och reda bland verksamhetens handlingar och information och att de förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och obehörig åtkomst.

Alla arkiv ska därför organiseras, redovisas, avgränsas och placeras i säkert förvar. Handlingar eller information som ska bevaras får endast förvaras hos en verksamhet inom Region Stockholms eller i våra specialbyggda lokaler. För långtidslagring av digital information erbjuder vi ett e-arkiv. Handlingar och information som ska bevaras, ska förvaras och vårdas så att de är läsbara för all framtid.

Biologiska prover förvaras också hos oss. Proverna sparas i första hand för att sjukvården ska kunna erbjuda sina patienter så god vård som möjligt men också för forskningens skull.

Hos Inspektionen för vård och omsorg Länk till annan webbplats. kan du begära att få dina journaler, eller särskilda uppgifter i dina journaler, förstörda. Om din begäran beviljas och journaluppgifterna förvaras hos oss har vi i uppdrag att se till att uppgifterna förstörs. I uppdraget ingår även att se till att eventuella kopior som lämnats ut blir förstörda. När uppgifterna är förstörda får du information om detta.

Kontakta Inspektionen för vård och omsorg om du vill veta mer om vilka regler som gäller vid journalförstöring.

All information som ska bevaras inom Region Stockholm ska slutarkiveras hos Regionarkivet. Detta gäller både den information som lagras på papper och den som lagras digitalt. Vår leveransfunktion ansvarar för att samordna leveranser av arkiv till oss. Innan ett arkiv får levereras ska föreskriven gallring vara utförd. Arkivet ska även vara redovisat och ordnat enligt våra krav.

Vi tar endast emot leveranser av information som ska bevaras och som är äldre än 10 år. Varje verksamhet ansvarar själv för vården av sitt arkiv till dess att arkivet överlämnats till Regionarkivet.

Vi har i uppdrag att tillhandahålla de arkiv som vi förvarar. Vi lämnar dagligen ut information till allmänhet, forskare, vårdverksamheter, myndigheter och näringsliv. Vi arbetar dessutom aktivt med att tillgängliggöra arkiven genom att ta emot studiebesök, anordna utställningar och besvara frågor från allmänheten.

Vi har också en reception och en forskarsal och ett bibliotek som håller öppet för besök dagligen.

Regionarkivet är tillsynsmyndighet för dokumenthanteringen och arkivvården inom Region Stockholms verksamheter. Vi bevakar att registrering, dokumenthantering, arkivvård och tillhörande frågor om offentlighet och sekretess sköts enligt lagstiftningen och våra styrande dokument.

De styrande dokumenten reglerar hur information ska hanteras, lagras, bevaras, gallras, registreras och redovisas. Uppföljning av regionens dokumenthantering sker bland annat genom inspektioner.