Handläggaren ska enligt myndighetens rutiner, vartefter nya handlingar kommer in eller expedieras, antingen själv registrera handlingarna eller meddela registratorn som för in uppgifterna i diariet/ärendehanteringssystemet. Detta gäller även handlingar som kommit in eller skickats via e-post.

Avsluta ett ärende

När ett ärende är färdigbehandlat ska handläggaren avsluta det enligt följande:

• Ärendet rensas genom att det som inte är allmänna handlingar tas bort. Ärenderensning gäller även digitalt lagrad information.

• Om myndigheten bevarar sina ärenden på papper ska handläggaren skriva ut de handlingar/den information som finns digitalt lagrad. Pappersutskrifterna placeras tillsammans med övriga handlingar i ärendet.

• Kontrollera att anteckningarna på den eventuella följesedeln/ärendekortet och diariet överensstämmer med de handlingar/den information som faktiskt finns i ärendet.

• Om myndigheten bevarar sina ärenden digitalt ska handläggaren kontrollera att alla handlingar/all information finns i systemet innan ärendet lämnas för avslut.

• Ärendet lämnas till registratorn för att avslutas i diariet och arkiveras.