Vad ska registreras?
Grundregeln är att alla handlingar/all information som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentlighets- och sekretesslagen innehåller dock några undantag.
Registrering ska alltid ske av handlingar/information som är eller kan bli av sådan betydelse att myndigheten vill ha bevis på att de kommit in, upprättats eller skickats iväg. Detta innebär att handlingar som medför eller är en följd av någon form av handläggning ska registreras.
Följande ska registreras:
- internt upprättade handlingar (till exempel promemorior)
- inkommande eller utgående handlingar som medför åtgärd
- samtliga sekretessbelagda handlingar (även för kännedom)
- till förvaltningen riktade beslut
- klagomål mot myndigheten eller mot befattningshavare vid myndigheten
- framställningar från fackliga förtroendemän, skyddskommitté eller liknande
- övriga handlingar/information som är eller kan bli av betydelse.
Observera att för handlingar i upphandlingsärenden gäller speciella regler vid registrering och förvaring. Dessa återfinns i offentlighets- och sekretesslagens 19 kap. 3 §.
Följande behöver inte registreras
Handlingar som uppenbart saknar betydelse för myndigheten, till exempel:
- reklam och broschyrer
- felsända handlingar
- handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll.
Handlingar/information som kan hållas ordnade på ett sätt så att det med lätthet kan fastställas att de/den kommit in eller upprättats, till exempel:
- fakturor/verifikationer/rekvisitioner
- cirkulär
- pressmeddelanden.
Handlingar som kan hanteras på ett mycket enkelt sätt, till exempel:
- informationsmaterial och blanketter
- förfrågningar av rutinkaraktär (till exempel öppettider och prisuppgifter)
- uppgifter till statskalendern och telefonkataloger med mera
- inbjudningar till kurser och konferenser (av reklamtyp)
- författningstryck samt offentliga utredningar som lämnas för kännedom
- periodiskt inkommande uppgifter och rapporter som inte föranleder någon åtgärd.
Vissa handlingar som förekommer i stor utsträckning hos en myndighet, till exempel patientjournaler, är undantagna registreringsskyldigheten enligt OSL 5 kap. 1§ (offentlighets- och sekretessförordningen, 2009:641) och kan hållas ordnade på annat sätt.
Undantaget från registrering ska tolkas snävt. Vid tveksamhet gällande om en viss handling/information ska registreras eller inte så ska den registreras.
