Handlingen ska, för att betraktas som allmän handling, vara förvarad hos myndigheten. Handlingen behöver inte fysiskt befinna sig hos myndigheten för att anses förvarad där.

IT-system anses förvarade hos myndigheten även om de rent fysiskt befinner sig på annan plats, till exempel om man har åtkomst till verksamhetssystem som förvaras på extern server.