Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
Arkivansvar för forskningshandlingar
Regionarkivet rekommenderar att man innan forskningen påbörjas, lämpligen i samband med att man skickar in ansökan om etisk prövning för projektet, även upprätta ett avtal om arkivansvar och långtidsförvaring.
I ansökan om etisk prövning ska en huvudman för forskningsprojektet utses och det är i regel den parten som har arkivansvaret. Om det inte finns en ansökan om etisk prövning borde uppgifter om ansvarig forskningshuvudman finnas i andra typer av dokument, t.ex. samarbetsavtal eller datahanteringsplan.
Även forskningsprojekt som inte kräver etisk prövning bör upprätta ett avtal om arkivansvar i samband med att studien initieras.
Den forskare som är huvudansvarig ansvarar för att kontakta arkivredogörare och i förekommande fall även registrator och informera om hur forskningsverksamhetens information ska hållas ordnad, om det finns sekretessbelagd information som ska hållas åtskild och var den ska förvaras.
Handlingarna ska framställas på arkivbeständiga material både när det gäller underlag och i själva framställningssättet. För mer information, se avsnittet Skapa, förvalta och förvara information.
Vem är forskningshuvudman?
Forskning kan bedrivas vid universitetskliniker, men regionen eller universitetet kan vara forskningshuvudman. Det beror på om forskaren som genomför studien har sin anställning hos-, eller får forskningsmedel från antingen universitetet eller regionen.
Inom Region Stockholm förekommer ofta information där forskningsverksamheten har fler huvudmän och intressenter. Vanligen ansvarar en verksamhet för sitt eget arkiv till dess verksamheten läggs ned eller omorganiseras och därefter levereras informationen till en arkivinstitution, till exempel Regionarkivet eller Riksarkivet.
Var forskningsinformation ska arkiveras avgörs av vilken aktör som är forskningshuvudman för projektet eller utredningen. Om det inte finns en tydligt utpekad forskningshuvudman så faller arkivansvaret på den part som förvaltar forskningsmedlen. Forskningshuvudmannen är den som ytterst ansvarar för arkiveringen av informationen och att den levereras till rätt arkivmyndighet.
Om det förekommer fler huvudmän från den offentliga sektorn i forskningen rekommenderas de initialt att lösa frågan om långtidsförvaring av informationen genom avtal. Finns inte såna avtal förs arkivansvaret till den part som ansvarar för förvaltningen av forskningsmedlen. Huvudsaken är att en part har hela arkivansvaret, och att ansvaret inte delas mellan olika parter. Det är underlättar för samtliga inblandade att ha ett samlat arkiv, än att man delar det mellan sig.
