När en ny myndighet inrättas

• Det ska finnas ett fungerande diarium där allmänna handlingar registreras. Myndigheten behöver också ha personal som kan ansvara för att postöppning och registrering sker skyndsamt, även vid ordinarie personals frånvaro. Om ett nytt ärendehanteringssystem ska införas behöver det samrådas med Regionarkivet.
• Bemanning och rutiner ska finnas för att kunna hantera utlämnande av allmänna handlingar. Det ska vara klarlagt vem som fattar överklagbara avslagsbeslut och hur bemanningen upprätthålls vid frånvaro.
• Verksamhetsbaserad informationsredovisning ska införas. Införandet ska samrådas med Regionarkivet.
• Myndigheten behöver en arkivorganisation bestående av arkivansvarig och minst en arkivredogörare. Arkivansvarig utses av myndighetens nämnd eller styrelse. Regionarkivet ska informeras om arkivorganisationens utformning.
• Säkerställ att myndigheten följer regionens tekniska regler när allmänna handlingar framställs och hanteras.
• Analoga handlingar ska förvaras i en godkänd arkivlokal eller i arkivskåp som ger motsvarande skydd. Samråd med Regionarkivet ska ske innan en ny arkivlokal byggs eller hyrs.
• Om myndigheten avser att gallra pappershandlingar efter skanning ska arkivansvarig fatta beslut om det. Tänk på att reglerna om gallring efter skanning kan skilja sig åt, beroende på vilken typ av information det rör. Beslutet om skanning bör skickas till Regionarkivet för kännedom.
• Ska myndigheten ta över arbetsuppgifter från någon annan myndighet? Då krävs ett samråd med Regionarkivet om myndigheten behöver låna eller ta över arkivhandlingar från föregångaren.

Ta gärna kontakt med någon av Regionarkivets tillsynsarkivarier för råd och stöd kring informationshantering.