En verksamhet kan flyttas mellan myndigheter inom Region Stockholm och ibland startas helt nya myndigheter. En verksamhet kan också upphöra att vara driven av regionen och istället fortsätta att drivas av en annan huvudman. Den nya huvudmannen kan vara en kommunal eller statlig myndighet eller ett privat företag.

För att kunna fortsätta bedriva verksamhet behöver den nya huvudmannen ofta ha tillgång till verksamhetens aktuella handlingar. Eftersom huvudregeln är att allmänna handlingar hör till den arkivbildare där de uppstår är det viktigt att särskilja de handlingar som krävs för en fortsatt säker verksamhet.