1. Vad är allmänna arkivschemat?
Allmänna arkivschemat består av en struktur där bokstäver utgör fasta huvudavdelningar, till exempel, A-protokoll, B-utgående handlingar, G-räkenskaper. Under de olika huvudavdelningarna skapas serier där bokstäver och siffror kombineras till ett unikt signum, se Ordna handlingarna i en seriestruktur.
Längst ut i strukturen finns serier där volymerna med handlingar redovisas. En volym kan exempelvis utgöras av en arkivbox, ett häfte, ett magnetband eller ett digitalt system. I arkivförteckningen ska både analog och digital information redovisas.
Avd | Namn | Exempel på handlingstyper |
|---|---|---|
A | Protokoll | Protokoll, mötesanteckningar, beslut |
B | Utgående handlingar | Verksamhetsberättelser, rapporter, broschyrer, informationsblad, personaltidningar, kopior av utgående skrivelser (om de inte diarieförs) |
C | Diarier | Diarier, postlistor |
D | Register och liggare | Inventarieförteckningar, avtalsregister, fotoregister, arkivredovisningar, personalliggare |
E | Inkomna handlingar | Korrespondens, akter till diariet (alternativt under serie F) |
F | Handlingar ordnade efter ämne | Patientjournaler, personalakter, projekthandlingar, fastighetsdokumentation, handlingar som rör miljö |
G | Räkenskaper | Bokslut, verksamhetsberättelser |
Ö | Övriga handlingar | Används i undantagsfall. Här förtecknas handlingar som inte hör till arkivbildaren, men som ändå kan ha ett värde för arkivet, till exempel pressklipp och handlingar från föreningar som funnits i anslutning till verksamheten. |
