Innan man börjar förbereda en leverans är det viktigt att komma överens med Regionarkivet om vad som får levereras. Detta för att inte riskera att lägga ner resurser i onödan.

Det övergripande regelverket för leveranser finns i instruktionen för Överlämnande av arkivinformation till Regionarkivet Pdf, 350.7 kB.. Följande krav måste bland annat uppfyllas:

• Informationen ska bevaras för all framtid. Läs mer om regler för gallring.

• Informationen ska vara väl avgränsad och levereras sammanhållet (oavsett medium) fram till ett visst brytdatum. Ett exempel är att leveranser av alla digitala och analoga patientjournaler från en klinik eller vårdcentral ska samordnas. Om det finns register och liknande som behövs för återsökning måste dessa också levereras samtidigt.

• Alla leveranser måste godkännas av Regionarkivet.

Inventering

Gör en inventering för att komma fram till hur informationen ska avgränsas. Det är också viktigt att kartlägga hur olika organisationsförändringar påverkat informationen. I vissa fall ska den kanske förtecknas hos en annan arkivbildare för att den ska kunna hittas lättare.

Förstudie

Vid större leveransprojekt (t.ex. av digitala system) kan det bli aktuellt att göra en förstudie som en del av beslutsunderlaget.

Mellanlagring

Kontakta mlt@regionstockholm.se