Med skrivmaterial menas underlag (papper) för text och bild, vad texten är skriven eller tryckt med (till exempel pennor, toners och stämpelfärg) samt den tekniska utrustning som används vid utskrifter (till exempel skrivare och kopiatorer).

Att tänka på:

• Det är myndighetens ansvar att kontrollera handlingarnas fysiska skick. Betydande skador på materialet, till exempel mögel eller angrepp av skadedjur, ska åtgärdas så snart som möjligt i den mån det går. Skador på materialet ska alltid dokumenteras i informationsredovisningen.

• Handlingar/information som ska bevaras ska upprättas på arkivbeständigt eller åldersbeständigt papper så att det inte går sönder eller missfärgas. Arkivbeständigt papper är mer slitstarkt, men åldersbeständigt papper är också godkänt för bevarande.

• För att texten inte ska blekna, flyta ut eller färga av sig ska godkända bläckpennor, toners och stämpelfärger användas.

• Handlingar/information som ska bevaras ska skrivas ut med enkelsidig utskrift.

• Gallringsbara handlingar ska framställas med och förvaras i material som gör att de är läsbara till dess att de kan gallras.