Verksamhet flyttas inom regionen
Vid överföring av verksamhet till en annan förvaltning eller till ett regionägt bolag/stiftelse inom Region Stockholm är huvudregeln att handlingar som härrör från den tidigare förvaltningen/bolaget ska avslutas, arkiveras och redovisas.
I Riktlinjen för informationhantering och arkiv medges dock att myndigheten, efter samråd med Regionarkivet, får besluta om att överlämna handlingar i original till den myndigheten som fortsätter att bedriva verksamheten inom Region Stockholm. Handlingar får även lånas ut en viss tid eller kopieras av den nya myndigheten.
Överlämnandet ska dokumenteras i en skriftlig överenskommelse och i arkivbeskrivningen. I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka handlingar som överlämnats eller lånats ut. Vid utlån ska det i överenskommelsen även framgå vilken tidsperiod lånet avser och hur handlingarna ska återlämnas.
Allmänna handlingar som behövs i verksamheten
De allmänna handlingar som fortfarande behövs i verksamheten kan hanteras på följande sätt:
- Aktuella handlingar förs över i original och införlivas med den nya myndighetens arkiv.
- Aktuella handlingar lånas ut under viss tid för att sedan återlämnas enligt överenskommelse.
- Aktuella handlingar kopieras av den nya myndigheten. Originalen finns kvar i den tidigare myndighetens arkiv.
Vid överföring av uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till annan myndighet inom regionen blir sekretessbestämmelserna tillämpliga hos den nya myndigheten om den bedriver samma typ av verksamhet (OSL 7 kapitel 2 §).
Om en verksamhet delas på flera nämnder inom regionen ska Regionarkivet kontaktas för samråd om till vilken myndighet de allmänna handlingarna ska överföras.
