När verksamheten anser sig klara görs i regel en leveransbesiktning på plats där ett protokoll upprättas och eventuella brister noteras. Dessa ska åtgärdas av verksamheten innan arkivet levereras till Regionarkivet. Motsvarigheten för digitala leveranser är ett slutverifieringsprotokoll.

När Regionarkivet godkänt arkivet efter en besiktning bokas ett leveransdatum. Levererande myndighet står för alla kostnader förknippade med leveransen, inklusive transport och uppackning hos Regionarkivet. Transportfirman ska även uppfylla Regionarkivets krav för arkivflyttar Pdf, 264.5 kB..

Leveransreversal

Ett reversal ska fyllas i och bifogas den fysiska leveransen. Regionarkivet gör en mottagningskontroll och om allt ser bra ut skickas ett exemplar av reversalet tillbaka, som ett kvitto på att Regionarkivet övertagit informationsägarskapet. För digitala leveranser kommer man istället överens om ett datum då åtkomsten till informationen hos myndigheten ska upphöra.

Om brister upptäcks vid mottagningskontrollen är det levererande myndighets ansvar att åtgärda dessa. Hur man löser detta rent praktiskt bestäms i överenskommelse med Regionarkivet.