Arbetet med att avgränsa arkivet görs ofta i samband med att arkivbeståndet inventeras. Arbetet underlättas om det finns en arkivbeskrivning, se avsnittet Arkivbeskrivning.

Frågeställningar vid avgränsning av arkivet:

Vad heter den arkivbildande verksamheten/myndigheten?

Omorganisationer kan ha inneburit att namnet på arkivbildaren ändrats.

Vilken tidsperiod omfattar arkivet?

Ofta utgör verksamhetens start- och slutår tidsperioden för arkivet. Andra faktorer kan ha betydelse, till exempel kan omorganisationer vara en orsak till att arkivbildningen brutits.

Vad ska sparas och vad kan gallras/rensas?

Tänk på att allmänna handlingar enbart får gallras enligt lag eller efter beslut av arkivmyndighet. Före verkställande av gallring är det därför viktigt att säkerställa att gällande gallringsbeslut finns. Se avsnittet Gallring.

Finns det handlingar som inte tillhör arkivbildaren?

Ibland finns det handlingar/information i arkivet som tillhör en föregående verksamhet. Till exempel om en sjukstugas journalkort samsorterats i en vårdcentrals journalarkiv behöver de inte sorteras ut. Om journalerna däremot inte blandats ihop, bör sjukstugan vara en egen arkivbildare, alternativt en egen serie. Generellt ska dock handlingar som hör till andra arkivbildare skiljas ut och antingen ordnas som ett eget arkiv eller lämnas till det arkiv dit de hör. Eventuella avvikelser ska förklaras i arkivbeskrivningen och vid behov i respektive serieanmärkning.

Har arkivbildaren levererat handlingar till Regionarkivet?

Innan arbetet med att strukturera en arkivförteckning påbörjas är det viktigt att ta reda på om verksamheten tidigare har levererat handlingar till Regionarkivet. Levererades hela arkivet eller enstaka serier? Om hela arkivet har levererats ska arkivbildningen ha brutits och arkivbildningen börjat om. Om enstaka serier har levererats är det viktigt att kontrollera, med Regionarkivet, vilka seriesignum som är upptagna så att seriestrukturen inte behöver ändras.