Ordlista
Regionarkivet rekommenderar att regionens myndigheter använder dessa begrepp i sin dokumentation rörande dokument/informationshantering och arkiv. Det underlättar den gemensamma förståelsen och ger större möjligheter till kunskapsspridning.
Access
Se behörighet.
Accessionsliggare
Ett kronologiskt register över till Regionarkivet mottaget arkivmaterial.
Akt
Sammanhållna handlingar (inkommande och upprättade) som rör ett specifikt ärende/process. Flera akter kan ingå i en dossié.
Aktomslag
Syrafritt papper som viks runt handlingar för att skydda och hålla dem samman. Används vid arkivering efter det att t.ex. gem och plastfickor har rensats bort.
Aktrensning
Se rensning.
Allmän handling
Handling/information som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet och förvaras där. Detta gäller oavsett vilket medium, dvs. underlag, som information är lagrad på.
Allmänna arkivschemat
Standardiserat schema för hur arkivförteckningen hos en myndighet struktureras genom fastställda grundtyper av handlingar/information (huvudavdelningar), som ges bokstavsbeteckningarna A-G samt Ö. Handlingarna/informationen grupperas sedan logiskt i serier under lämplig huvudavdelning.
Användargränssnitt
Den presentation av ett IT-system som användaren ser på sin datorskärm.
Applikation
Tillämpningsprogram. En typ av datorprogram, eller del av program, som fyller ett direkt syfte för användaren, t.ex. för arbete, informationshämtning, underhållning eller spel.
Arbetsmaterial
Handlingar/information som tillkommit som tillfälligt stöd under handläggningen av ett ärende, t.ex. utkast, noteringar och sammanfattningar inför presentationer. Dessa är inte allmänna handlingar och ska rensas bort när verksamheten inte behöver dem längre, dock senast i samband med arkivering.
Se mellanprodukt.
Arkiv
Bestånd av handlingar/information som uppkommit hos en arkivbildare till följd av dess verksamhet.
Arkivansvarig
Person som har ett övergripande ansvar för dokument-/informationshanteringen och arkivvården hos en myndighet eller annan arkivbildare.
Arkivarie
Särskilt utbildad person vars huvuduppgift är att värdera och strukturera information.
Arkivbeskrivning
En beskrivning av den information som finns hos myndigheten, myndighetens verksamhet och hur denna har förändrats över tid. Häri ingår viktigare handlingar/information hos myndigheten, sökingångar i arkivet, gallringsregler, handlingar/information som omfattas av sekretess och vem som är ansvarig för arkivverksamheten m.m.
Arkivbeständig
Förmåga hos lagringsmedium att över mycket lång tid bevara information.
Arkivbeständigt papper
Papper med förmåga att över mycket lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. Är mer slitstarkt än åldersbeständigt papper.
Arkivbildare
Den myndighet, institution, organisation eller person(-er) ur vars verksamhet ett arkiv växer fram.
Arkivbildning
Framväxt av ett arkiv genom avgränsning och strukturering av de handlingar/den information som uppkommer till följd av en arkivbildares verksamhet.
Arkivbox
Arkivbeständigt förvaringsmedel av kartong eller papp, i form av en box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsedd att ge skydd åt arkivhandlingar.
Arkivera
Omhänderta information för långtidslagring och bevarande. Detta sker enligt en fastställd ordning. Se informationsredovisning och arkivredovisning.
Arkivförteckning
Systematisk redovisning av ar kivets innehåll. Upprättas enligt allmänna arkivschemat i serier och volymer. Fungerar som ett praktiskt och detaljerat sökhjälpmedel för både den egna verksamheten och allmänheten.
Arkivhandling
Handling som har arkiverats.
Arkivinstitution
Institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv och att ge stöd åt arkivbildare i deras arkivvårdande verksamhet.
Arkivlokal
Lokal som är anpassad enligt särskilda krav för förvaring av arkiv. Lokalen ska skydda arkivet mot fukt, vatten, brand och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt förstörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.
Arkivlägga
Se arkivera.
Arkivmyndighet
Myndighet som har tillsyn över arkivbildande myndigheters dokument-/informationshantering och arkivvård och som har rätt att överta arkiv.
Arkivobjekt
Ett digitalt objekt som ska bevaras t.ex. ett ärende eller en handling/information tillhörande ett ärende. Ett arkivobjekt består av informationsinnehåll och metadata.
Arkivredogörare
Person hos myndighet eller annan arkivbildare som under arkivansvarigs ledning arbetar med arkivvård.
Arkivredovisning
Sammanfattande begrepp för arkivförteckning och arkivbeskrivning.
Arkivvård
Begrepp som används om att organisera, avgränsa, rensa, gallra, långtidslagra, redovisa
och fysiskt skydda arkiv.
Attribut
Se XML-attribut.
Autentisering
Bekräftande av uppgiven identitet/behörighet t.ex. vid inloggning eller vid utväxling av meddelanden mellan användare.
Avställning
Uttag av (oftast) inaktuella handlingar/information för långtidslagring.
B/G-plan
Förkortning för bevarande- och gallringsplan.
Balanslista
Förteckning över diarieförda, ej avslutade ärenden i diariet.
Behörighet
Tilldelad rättighet för en användare att utnyttja vissa resurser och delar i ett digitalt system.
Bestånd
Samlingsbegrepp för en grupp av, eller samtliga, arkiv och/eller samlingar.
Beståndsregister
Förteckning över arkiv och översiktliga uppgifter om dessa.
Bevakningsdatum
Det datum då en viss åtgärd i ett ärende ska ha vidtagits.
Bevarande- och gallringsplan
Systematiskt uppställd plan över vilka handlings-/informationstyper som skall bevaras respektive gallras och med vilken gallringsfrist dessa handlingar/denna information kan gallras.
Bevarandeplan
Systematiskt uppställd plan över vilka handlings-/informationstyper som ska bevaras och inte får omfattas av ett gallringsbeslut.
Bevaras
Att handlingar/information skall sparas för all framtid.
Bruksexemplar
Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som är avsett att användas i den dagliga verksamheten.
Se mellanexemplar, säkerhetsexemplar och arkivexemplar.
Databärare
Se lagringsmedium.
Deposition
Handlingar/information som överlämnats till arkiv för förvaring men där äganderätten till handlingarna/informationen är kvar hos överlämnaren.
Diarie- och dossiéplan
Plan för ämnesklassificering, som ligger till grund för både diarieföring av handlingar och arkivläggning i dossiéer. Äldre typ av plan som inte används längre.
Diarienummer
Unik beteckning för ett ärende som registrerats i ett diarium.
Diarieplan
Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska diarieföras.
Diarium
Fortlöpande förd förteckning över upprättade, inkomna och/eller utgående handlingar och notering om vidtagna åtgärder.
Digital signatur
Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer äkthet hos information. En digital signatur bygger alltid på asymmetrisk kryptering, där en publik och en privat nyckel används.
En digital signatur är inte exakt detsamma som en elektronisk signatur.
Digitalt original
En handling som skapats i digital form, t.ex. en Wordfil. Att jämföra med en scannad handling, som varit ett fysiskt pappersoriginal som konverterats till digitalt format.
Digitalisera
Avser processen där organisationer använder digitala teknologier och digitiserad data för att skapa nya arbetssätt och kommunikationsprocesser.
Begreppet används ibland synonymt med konvertera.
Digitisera
Avser processen att konvertera information från analog till digital form, t.ex. genom att skanna in text och bilder.
Dokument
En källa eller urkund som innehåller information. Kan vara digital eller analog (papper).
Se handling.
Dokument-/informationshantering
Hur handlingar/information skapas, hanteras, klassificeras och struktureras under hela sin livscykel från tillblivelse till gallring eller arkivering.
Dokumenthanteringsplan
En förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten med anvisningar för hur de t.ex. ska hanteras; om de skall bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras och om de ska diarieföras. Kallades tidigare även för arkivbildningsplan.
Se hanteringsanvisningar i Ordlista 2.
Dossié/dossier
Handlingar som rör samma ämne eller objekt och som därför förvaras samlat. En dossié kan innehålla flera akter.
Dossiéplan
Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska arkivläggas i dossiéer.
Driftsansvarig
Person som gentemot systemägaren ansvarar för att datorbearbetningarna kan genomföras och att den tekniska utrustningen fungerar.
E-arkiv
Elektroniskt original
En handling som försetts med en elektronisk utställarangivelse så att varje nytt exemplars äkthet kan
kontrolleras med tekniskt förfarande, t.ex. BankID.
Elektronisk signatur
Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer autenticiteten hos informationen. En elektronisk signatur kan bygga på symmetrisk, asymmetrisk eller annan slags kryptering.
Se även digital signatur.
Elektroniskt arkiv (e-arkiv)
Långtidslagring av digital information i godkända format.
Element
Se XML-element.
Enskilt arkiv
Arkiv som tillkommit genom ett privat företags, en förenings eller en enskild persons verksamhet.
Exportfunktion/-verktyg
Funktion eller verktyg som möjliggör överföring av en fil mellan två program eller från ett filformat till ett annat.
Fascikel-/faskikelomslag
Se aktomslag.
Filformat
Det sätt på vilket data i en fil struktureras.
Forskningshuvudman
Forskningshuvudmannen är den fysiska eller juridiska person i vars verksamhet forskningen utförs, till exempel lärosäte, kommun, region, myndighet eller privat företag. Vid uppdragsforskning är det den huvudman som åtagit sig att i sin verksamhet utföra forskningen som är forskningshuvudman.
Forskningshuvudmannen är i regel den part i ett forskningsprojekt som är arkivansvarig.
Fullformatsjournal
Journal som bara finns på ett medium, t.ex. pappersjournal eller digital journal.
Förteckna arkiv
Redovisa handlingar/information systematiskt i en arkivförteckning.
Se även ordna och förteckna.
Förteckningsmodell
En metod för att förteckna information som uppkommit i en process.
Förvaltningsledare
Se systemförvaltare.
Förvaringsenhet
Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. Kan vara fysiska eller logiska enheter,
t.ex. en arkivbox eller ett system.
Förvarings-ID
En unik beteckning för en förvaringsenhet. Består av en kombination av processens/handlingsslagets redovisningsnummer samt skiljetecken och siffror. Det är synonymt med och ersätter allmänna arkivschemats signum, som används för att beteckna serier och ingående volymer.
Förvaringsmedel
Behållare eller förpackning för fysiskt skydd av handlingar.
Gallra
Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.
Som gallring räknas också att förstöra handlingar/information eller uppgifter vid överföring till annan databärare, om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.
Gallringsbeslut
Beslut fattat av arkivmyndighet eller i samråd med arkivmyndighet om att vissa allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar kan gallras efter en viss tid.
Gallringsframställan
Till arkivmyndighet ställd begäran om att få gallra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.
Gallringsfrist
Den tid som måste gå (vanligen antal år) innan handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras.
Gallringsplan
Gallringsutredning
Utredning i syfte att avgöra vilka allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar som kan gallras.
Gemensamma system
Digitala system med gemensam systemförvaltning som används av flera verksamheter inom regionen. Kallas ibland centrala system.
Se även Lokala system.
Handling
”Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”, enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 §.
Se även handling/information.
Handling/information
Begreppet handling/information används inom dokument- och arkivhanteringen inom Region Stockholm som synonym till handling. Detta för att förtydliga att begreppet handling är medieoberoende och omfattar alla typer av information, oavsett om den lagras analogt eller digitalt.
Se även handling.
Handlingsslag
Mängd av handlingar som uppstår när en process genomförs upprepat, t.ex. i samband med rekryteringar eller inspektioner.
Handlingstyp/informationstyp
Samlingsbegrepp för handlingar/information som tillkommer genom att en aktivitet i en process utförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende och kan därmed utgöras av både digitala och analoga handlingar, t.ex. anställningsavtal eller inspektionsrapport.
Se även handlingsslag.
Hanteringsanvisningar
Anvisningar för hur en myndighets information ska hanteras, t.ex. var den förvaras, om den ska registreras och om den skall bevaras eller gallras.
Hanteringsanvisningarna har redovisningsplanen som grund.
Huvudavdelning
Fastställd avdelning i arkivförteckningen för en viss typ av handlingar/information (t.ex. protokoll) med bokstavsbeteckningen A-G eller Ö. Handlingarna/informationen delas sedan in i serier under respektive avdelning.
Utgör högsta redovisningsnivån i arkivförteckningen.
Se även underavdelning.
Hyllmeter
En meter handlingar ställda bredvid varandra på en hylla (jfr löpmeter).
Informationsredovisning
Redovisning av de handlingar/den information som uppkommer hos en myndighet och som utgör allmänna handlingar.
Informationssystem (system)
IT-system för informationsbehandling. Begreppet innefattar alla de resurser och åtgärder som krävs för bearbetning, lagring, återsökning och presentation av data.
Informationsägare
Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för en definierad mängd information som används i ett eller flera system.
Inkommen allmän handling
Handling som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda.
Intranät
Ett självständigt internt organiserat nätverk som skapas och fungerar på samma sätt som internet.
Inventarium
Fungerar som en bilaga till arkivförteckningen. Av inventariet framgår den fysiska ordningen av förvaringsenheter, dess innehåll samt eventuell fysisk placering. Kan även användas mer utvidgat för att få översikt över information.
Inventering
En inventering behövs för att få en bild av arkivets omfång och innehåll. Avser allmänna handlingar oavsett
medium och förvaringsplats.
Utifrån inventeringen kan materialet systematiskt rensas, gallras (alternativt gallringförberedas) eller tas
om hand för bevarande.
Klassificera
Inordna handling/information i en grupp (klass) utifrån redovisningsplanen.
Konvertera
Att överföra data/uppgifter från ett filformat till ett annat.
Korrespondens
In- och utgående handlingar, avser ofta brev eller skrivelser.
Korrespondent
Den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett ärende.
Kravspecifikation
Ett dokument som specificerar krav på t.ex. ett informationssystem eller dess delar.
Kärnprocess/-verksamhet
Den process/verksamhet som är myndighetens huvudsakliga uppdrag.
Lagringsmedium
Det fysiska underlag som informationen lagras på, t.ex. CD-skivor, server, USB-minne, papper eller mikrofilm.
Leveransinstruktion
Ett dokument som är ett komplement till en leveransspecifikation. Avser en specifik informationstyp, t.ex. patientinformation, personaladministrativ information eller räkenskapsinformation.
Se även leveransspecifikation.
Leveransobjekt
Ett leveransobjekt är grundelementet i den XML-fil som levereras vid leveranser av digital information
till Regionarkivet. Ett leveransobjekt består av ett antal arkivobjekt.
Se även leveransspecifikation.
Leveransreversal
Se reversal.
Leveransspecifikation
Leveransspecifikationen beskriver XML-formatet och de krav som finns på leverans av digital information till Regionarkivet. Olika leveransspecifikationer finns för olika typer av information, t.ex. patientinformation, personaladministrativ information eller räkenskapsinformation.
Leverantörsförsäkran
Dokument där en leverantör skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav.
Leverera
Att överlämna handlingar/information till ett centralarkiv eller en arkivinstitution, där äganderätten till handlingarna/informationen övergår till arkivinstitutionen efter godkännande av leveransen.
Loggar
Automatiskt förd förteckning över händelser i ett IT-system. En logg kan visa hur information har hanterats, till exempel lästs eller ändrats, beroende på hur detaljerad loggen är.
Mappning
En metod som används vid överföring av informationen i ett digitalt system till ett annat.
Informationsstrukturerna i två system jämförs med varandra så att informationen lagrad enligt strukturen i system 1 kan överföras så att den överensstämmer med strukturen i system 2.
Mappning kan ske på olika nivåer, t.ex. handlings-, fält-, verksamhets- eller yrkeskategorinivå.
Exempel: Informations-/handlingstypen ”Besöksanteckning” i journalsystem 1 mappas mot informations-/handlingstypen ”Mottagningsanteckning (MOT)” i journalsystem 2.
Medieoberoende
Oberoende av vilket lagringsmedium, dvs. underlag, som information lagras på.
En bevarande- och gallringsplan kan vara medieoberoende. Det innebär att det är handlingarnas/informationens innehåll och funktion som avgör om de skall bevaras eller gallras, inte om informationen finns på papper, i digitala system eller på annat underlag.
Medium
Se lagringsmedium.
Mellanexemplar
Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett bruksexemplar. En backup om något händer med bruksexemplaret.
Se även bruksexemplar, säkerhetsexemplar och arkivexemplar.
Mellanprodukt
En handling som inte är färdigställd, som inte beslutats, expedierats eller arkiverats.
Se även arbetsmaterial.
Metadata
Information som beskriver datas egenskaper, sammanhang, innehåll och struktur. Data om data.
Migrering
Överföring av information (data) eller programvara till någon annan tillämpning eller till någon annan plattform, utan förändringar i informationens innehåll.
Missiv
Följebrev till översänd handling.
Myndighet
Självständig organisatorisk enhet, med egen maktbefogenhet inom visst område, inom den statliga eller kommunala förvaltningen.
Inom Region Stockholm räknas regionfullmäktige, revisionskontoret, regionledningskontoret och nämnder som myndigheter. Även smittskyddsläkaren räknas som myndighet.
De aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där regionen äger 50 procent eller mer jämställs med myndighet.
Myndighetsbrevlåda
Myndighetens officiella e-postadress för in- och utgående e-post.
Närarkiv
Arkivlokal i nära anslutning till verksamheten för förvaring av relativt aktuella handlingar/information som ofta används.
Objektrelaterad databas
Databas där objekt som innehåller procedurer eller instruktioner lagras tillsammans med data. Detta istället för att lagra data i tabeller och hierarkier.
Objektspecialist
Objektägare
Se systemägare.
Offentlig handling
Allmän handling som inte omfattas av sekretess.
Ordna och förteckna
Att avgränsa ett arkiv, rensa och gallra, upprätta volymer och serier i en systematisk ordning.
Se även förteckna arkiv.
Original
Ett dokument som på något sätt har klassats som huvudhandling, även om det finns ett antal kopior med
identiskt innehåll. Kan t.ex. ske genom en underskrift eller en signatur.
Se även digitalt original.
Plockgallring
Gallring av enskilda gallringsbara handlingar/information vid genomgång av t.ex. en akt eller journal.
Portal
Webbplats som huvudsakligen innehåller ingångar till ett större antal tjänster eller webbplatser med en gemensam nämnare.
Postlista
Fortlöpande förd förteckning över handlingar som har kommit in till verksamheten eller upprättats hos verksamheten.
Process
Ett återkommande arbetsflöde med en tydlig början och ett tydligt slut. En process består av flera aktiviteter.
Se även aktivitet.
Processbeskrivning
Text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den.
Processgrupp
Rubrik för processer med gemensam nämnare under verksamhetsområdet.
Proveniens
Ursprung.
Proveniensprincipen
Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas utifrån sitt ursprung i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet.
Redovisningsnummer
Nummerserie med punktnotation som redovisar var informationen hör hemma. Varje verksamhetsområde, processgrupp och process numreras i hierarkisk ordning. Dessa nummer i kombination utgör redovisningsnumret. Kan hos andra arkivinstitutioner även kallas för ”beteckning”, ”strukturenhet” eller ”punktnotation”. Ett redovisningsnummer får inte återanvändas i en befintlig redovisningsstruktur ifall en process eller processgrupp tas bort, t.ex. i samband med en omorganisation.
Redovisningsplan
Plan som redovisar verksamhetsområden, processgrupper och processer i en logisk struktur och som används som grund för myndighetens informationsredovisning.
Motsvarar klassificeringsstruktur i Riksarkivets föreskrift RA:FS 2008:4.
Registrator
Tjänsteperson som tar emot och diarieför/registrerar handlingar.
Registrera
Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett diarium eller ett ärendehanteringssystem.
Rensning
Genomgång av en akt eller ett ärende och borttagande av övertaliga kopior, kladdlappar och liknande som inte tillför ärendet sakuppgift och som inte är allmänna handlingar. Gem, häftklamrar, plastfickor, gummiband m.m. ska tas bort då detta på sikt förstör handlingarna.
Rensning gäller även genomgång av den digitala informationen, t.ex. av filer i nätverkskataloger eller av informationen i digitala system.
Restjournal
Pappershandlingar som hör till en i huvudsak digital journal. Vissa handlingar, t.ex. psykologutredningar,
måste arkiveras i pappersform och finns därmed inte digitalt.
Reversal
En förteckning över handlingar/information som levereras till en arkivinstitution. Benämns även leveransreversal.
Samlingsnummer/samlingsärende
Ett gemensamt diarienummer som gäller under ett kalenderår (årsärende) för olika handlingstyper som rör samma sak med syfte att skapa sammanhang och förenkla återsökning. Används t.ex. vid registrering av protokoll från en specifik avdelning/enhet eller spontant inskickade ansökningar om anställning.
Sekretess
Förbud att röja uppgift. Detta innebär en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar. Dessa begränsningar återfinns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller lag som denna hänvisar till.
Sekretessmarkering
En markering, med hänvisning till en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen, som anger att ärendet, handlingen/informationen eller vissa uppgifter kan omfattas av sekretess.
Serie
En följd av volymer som hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium.
Se även huvudavdelning och underavdelning.
Serierubrik
Namn på serie.
Seriesignum
Den unika beteckningen på en serie.
Signum
Se seriesignum och volymsignum.
Skrivmaterial
Material och maskinell utrustning som används vid framställning av handling t.ex. pennor, papper, kartografiskt material, skrivare, stämplar, faxar, kopiatorer.
Spam
Oönskade massutskick via e-post.
SQL
Structured Query Language. Ett strukturerat frågespråk för databaser.
StandardredovisningsplanSLL (tidigare SLL-strukturen/Standardstruktur verksamhetsområden SLL)
Beskriver Region Stockholm verksamhet på en övergripande nivå med fasta verksamhetsområden och processgrupper. Standardredovisningsplan ska användas som utgångspunkt vid upprättandet av redovisningsplaner.
Standardsystem
System som innehåller ett programpaket som utvecklats av en leverantör för att kunna motsvara flera användares (kunders) verksamhetsbehov.
Strukturenhet
Redovisningsplanens alla delar oavsett vilken nivå de tillhör. Strukturenhet kan bl.a. vara verksamhetsområde,
processgrupp eller process.
Stylesheet
En stilmall som anger formerna för ett strukturerat dokument, t.ex. typsnitt och bakgrundsfärg.
Specifikt för Regionarkivet är ett stylesheet en bilaga till en leveransspecifikation, som anger hur information i e-arkivet ska presenteras för användaren.
Styrprocess/-verksamhet
Den process/verksamhet som samordnar och säkerställer att kärnverksamheten och verksamhetsstödet fungerar enligt myndighetens uppdrag och mål, samt följer upp dessa.
Stödprocess/-verksamhet
Den process/verksamhet som tillhandahåller nödvändiga förutsätter för att kärnverksamheten ska fungera enligt myndighetens uppdrag och mål. Till skillnad från kärnverksamheten har verksamhetsstödet oftast en intern mottagare.
System för bevarande
System som används för att säkerställa långsiktigt bevarande av information/handlingar.
Se även E-arkiv.
Systemadministratör
Den som utför det operativa arbetet för ett system.
Systemavveckling
Slutligt borttagande av ett system från dess operationella miljö.
Systemdokumentation
De dokumenttyper som skapas i systemutvecklingsarbetet t.ex:
- Teknisk dokumentation som berättar om systemets uppbyggnad, databaskopplingar, databasstruktur, programspråk med mera.
- Dokumentation som förklarar i vilket sammanhang informationen har använts, vad uppgifterna betyder och hur informationen är uppbyggd och varför.
Systemförteckning
Förteckning över de IT-system där myndigheten är informationsägare.
Systemförvaltare
Person som samordnar, planerar och följer upp det operativa arbetet för ett IT-system.
Systemförvaltning
Organisation för upprätthållande och vidareutveckling av IT-system.
Systemrättsägare
Den som är lokalt juridiskt ansvarig för centrala IT- system. Avtalspart.
Systemägare
Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för systemet.
Säkerhetsexemplar
Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett nytt mellanexemplar eller ett nytt säkerhetsexemplar.
Kan utgöras av handlingens arkivexemplar.
Se även arkivexemplar, bruksexemplar och mellanexemplar.
Sökmedel
Förteckningar, register och liknande som används för att återsöka information.
Tagg
Tecken eller teckenkombination som används för märkning eller klassificering av data.
Underavdelning
Redovisningsnivån under huvudavdelningen i arkivförteckningen. Delas in i serier.
Se även huvudavdelning.
Upprättad handling
Handling som har skickats (expedierats), justerats eller på annat sätt färdigställts.
Upptagning
Information som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.
Utgående handling
Handling som skickats från myndigheten.
Validering
Systematisk kontroll för att fastställa att information/data är strukturerade enligt gällande leveransspecifikationer och leveransinstruktioner.
Se även verifiering.
Verifiering
Systematisk kontroll för att fastställa att informationen i det levererande systemet stämmer överens med informationen som har levererats till det digitala arkivet.
Se även validering.
Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR
Modell för informationsredovisning för myndigheter inom Region Stockholm som utgår ifrån verksamhetens processer och de handlings-/informationstyper som förekommer i dessa processer.
Verksamhetsbaserad informationsredovisning innehåller redovisningsplan, hanteringsanvisningar, systemförteckning och arkivbeskrivning.
Verksamhetsområde
Utgör den översta nivån i redovisningsplanen och beskriver det/de uppdrag en myndighet har på en övergripande nivå. Verksamhetsområdena delas in i styrande, stödjande och kärn-verksamhet.
Varje verksamhetsområde delas in i processgrupper.
Version
Beteckning för upplaga eller utgåva av ett program, operativsystem eller dokument; dess utseende och innehåll vid en given tidpunkt.
Versionsändring
Planerat och kontrollerat förändringsarbete av ett program, operativsystem eller dokument.
Vid inaktualitet
En gallringsfrist som innebär att handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras när de har blivit inaktuella för verksamheten, dvs. när verksamheten inte behöver dem längre.
Virtuell
Icke-verklig, datorskapad miljö, ofta avsedd att simulera en fysisk miljö.
Volym
Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar och som utgör en beståndsdel av en serie. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen. Andra exempel är inbundna böcker, kortlådor, kart- och ritningslag samt mikrofilmsrullar.
Volymbildning
Sammanförande av arkivhandlingar till en volym.
Volymsignum
Unik beteckning på en volym, som består av seriebeteckningen enligt arkivförteckningen (seriesignum) och volymens ordningsnummer i serien.
Vårdår
Avser den första och sista journalanteckningen i en patientjournalserie i den aktuella arkivbildaren.
Webbplats
Hemsida, inklusive de delar där det finns möjlighet att lämna kommentarer, chatta, blogga m.m.
(s.k. användargenererat innehåll).
Webbportal
Se portal.
XML
Extensible Markup Language. Ett universellt och utbyggbart märkspråk som används för att strukturera och organisera digitalt lagrad information/data.
XML-attribut
Ett attribut i ett XML-element. Ett XML-attribut består av ett namn och ett värde, exempelvis: språk=”engelska”.
XML-element
Grunden i ett XML-dokument. Ett element består vanligtvis av en start- och en sluttagg och kan ha olika attribut och innehåll, exempelvis:
<efternamn>Ekman</efternamn>
XML-schema
Ett schema som beskriver strukturen på ett XML- dokument eller applikation. Kallas också för XSD (XML Schema Definition). Används för leveranser av digital information till Regionarkivet.
Zip
Ett filformat som står för komprimerad datafil. Genom att filen är komprimerad upptar den mindre lagringsutrymme. Den komprimerade datafilen kan innehålla många olika filer.
Åldersbeständigt papper
Papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende.
Se även arkivbeständigt papper.
Ämnesordnad serie
Serie i arkivförteckningen där handlingarna/informationen har ordnats efter ämne t.ex. personalhandlingar, fastighetsakter, patientjournaler eller diarieförda handlingar.
Ärende
Diarieförd, formellt avgränsad fråga inom ett visst område som ofta leder till ett beslut eller ställningstagande. Handlingarna i ärendet diarieförs under ett unikt diarienummer.
Ärendehanteringssystem
Ett digitalt system som används för att stödja administrationen av ärenden i en verksamhet.
Viktiga komponenter i systemet är diarium, stöd för arbetsflödet och möjligheten att koppla och upprätta dokument.
Öppen källkod
Programkod som kan användas utan licens.