Akt

Sammanhållna handlingar (inkommande och upprättade) som rör ett specifikt ärende/process. Flera akter kan ingå i en dossié.

Aktivitet

En avgränsad insats som utgör ett led i en process i verksamheten.

Se även process.

Aktomslag

Syrafritt papper som viks runt handlingar för att skydda och hålla dem samman. Används vid arkivering efter det att t.ex. gem och plastfickor har rensats bort.

Aktrensning

Se rensning.

Allmän handling

Handling/information som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet och förvaras där. Detta gäller oavsett vilket medium, dvs. underlag, som information är lagrad på.

Allmänna arkivschemat

Standardiserat schema för hur arkivförteckningen hos en myndighet struktureras genom fastställda grundtyper av handlingar/information (huvudavdelningar), som ges bokstavsbeteckningarna A-G samt Ö. Handlingarna/informationen grupperas sedan logiskt i serier under lämplig huvudavdelning.

Användargränssnitt

Den presentation av ett IT-system som användaren ser på sin datorskärm.

Applikation

Tillämpningsprogram. En typ av datorprogram, eller del av program, som fyller ett direkt syfte för användaren, t.ex. för arbete, informationshämtning, underhållning eller spel.

Arbetsmaterial

Handlingar/information som tillkommit som tillfälligt stöd under handläggningen av ett ärende, t.ex. utkast, noteringar och sammanfattningar inför presentationer. Dessa är inte allmänna handlingar och ska rensas bort när verksamheten inte behöver dem längre, dock senast i samband med arkivering.

Se mellanprodukt.

Arkiv

Bestånd av handlingar/information som uppkommit hos en arkivbildare till följd av dess verksamhet.

Arkivansvarig

Person som har ett övergripande ansvar för dokument-/informationshanteringen och arkivvården hos en myndighet eller annan arkivbildare.

Arkivarie

Särskilt utbildad person vars huvuduppgift är att värdera och strukturera information.

Arkivbeskrivning

En beskrivning av den information som finns hos myndigheten, myndighetens verksamhet och hur denna har förändrats över tid. Häri ingår viktigare handlingar/information hos myndigheten, sökingångar i arkivet, gallringsregler, handlingar/information som omfattas av sekretess och vem som är ansvarig för arkivverksamheten m.m.

Arkivbeständig

Förmåga hos lagringsmedium att över mycket lång tid bevara information.

Arkivbeständigt papper

Papper med förmåga att över mycket lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. Är mer slitstarkt än åldersbeständigt papper.

Arkivbildare

Den myndighet, institution, organisation eller person(-er) ur vars verksamhet ett arkiv växer fram.

Arkivbildning

Framväxt av ett arkiv genom avgränsning och strukturering av de handlingar/den information som uppkommer till följd av en arkivbildares verksamhet.

Arkivbox

Arkivbeständigt förvaringsmedel av kartong eller papp, i form av en box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsedd att ge skydd åt arkivhandlingar.

Arkivera

Omhänderta information för långtidslagring och bevarande. Detta sker enligt en fastställd ordning. Se informationsredovisning och arkivredovisning.

Arkivexemplar

Det exemplar av en handling som arkivbildaren ska bevara.

Se även säkerhetsexemplar.

Arkivförteckning

Systematisk redovisning av ar kivets innehåll. Upprättas enligt allmänna arkivschemat i serier och volymer. Fungerar som ett praktiskt och detaljerat sökhjälpmedel för både den egna verksamheten och allmänheten.

Arkivhandling

Handling som har arkiverats.

Arkivinstitution

Institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv och att ge stöd åt arkivbildare i deras arkivvårdande verksamhet.

Arkivlokal

Lokal som är anpassad enligt särskilda krav för förvaring av arkiv. Lokalen ska skydda arkivet mot fukt, vatten, brand och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt förstörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Arkivlägga

Se arkivera.

Arkivmyndighet

Myndighet som har tillsyn över arkivbildande myndigheters dokument-/informationshantering och arkivvård och som har rätt att överta arkiv.

Arkivobjekt

Ett digitalt objekt som ska bevaras t.ex. ett ärende eller en handling/information tillhörande ett ärende. Ett arkivobjekt består av informationsinnehåll och metadata.

Arkivredogörare

Person hos myndighet eller annan arkivbildare som under arkivansvarigs ledning arbetar med arkivvård.

Arkivredovisning

Sammanfattande begrepp för arkivförteckning och arkivbeskrivning.

Attribut

Se XML-attribut.

Autentisering

Bekräftande av uppgiven identitet/behörighet t.ex. vid inloggning eller vid utväxling av meddelanden mellan användare.

Avställning

Uttag av (oftast) inaktuella handlingar/information för långtidslagring.

B/G-plan

Förkortning för bevarande- och gallringsplan.

Balanslista

Förteckning över diarieförda, ej avslutade ärenden i diariet.

Behörighet

Tilldelad rättighet för en användare att utnyttja vissa resurser och delar i ett digitalt system.

Bestånd

Samlingsbegrepp för en grupp av, eller samtliga, arkiv och/eller samlingar.

Beståndsregister

Förteckning över arkiv och översiktliga uppgifter om dessa.

Bevakningsdatum

Det datum då en viss åtgärd i ett ärende ska ha vidtagits.

Bevarande- och gallringsplan

Systematiskt uppställd plan över vilka handlings-/informationstyper som skall bevaras respektive gallras och med vilken gallringsfrist dessa handlingar/denna information kan gallras.

Bevarandeplan

Systematiskt uppställd plan över vilka handlings-/informationstyper som ska bevaras och inte får omfattas av ett gallringsbeslut.

Bevaras

Att handlingar/information skall sparas för all framtid.

Bruksexemplar

Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som är avsett att användas i den dagliga verksamheten.

Se mellanexemplar, säkerhetsexemplar och arkivexemplar.

Databärare

Se lagringsmedium.

Deposition

Handlingar/information som överlämnats till arkiv för förvaring men där äganderätten till handlingarna/informationen är kvar hos överlämnaren.

Diarie- och dossiéplan

Plan för ämnesklassificering, som ligger till grund för både diarieföring av handlingar och arkivläggning i dossiéer. Äldre typ av plan som inte används längre.

Diarienummer

Unik beteckning för ett ärende som registrerats i ett diarium.

Diarieplan

Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska diarieföras.

Diarium

Fortlöpande förd förteckning över upprättade, inkomna och/eller utgående handlingar och notering om vidtagna åtgärder.

Digital signatur

Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer äkthet hos information. En digital signatur bygger alltid på asymmetrisk kryptering, där en publik och en privat nyckel används.

En digital signatur är inte exakt detsamma som en elektronisk signatur.

Digitalisera

Avser processen där organisationer använder digitala teknologier och digitiserad data för att skapa nya arbetssätt och kommunikationsprocesser.

Begreppet används ibland synonymt med konvertera.

Digitisera

Avser processen att konvertera information från analog till digital form, t.ex. genom att skanna in text och bilder.

Dokument

En källa eller urkund som innehåller information. Kan vara digital eller analog (papper).

Se handling.

Dokument-/informationshantering

Hur handlingar/information skapas, hanteras, klassificeras och struktureras under hela sin livscykel från tillblivelse till gallring eller arkivering.

Dokumenthanteringsplan

En förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten med anvisningar för hur de t.ex. ska hanteras; om de skall bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras och om de ska diarieföras. Kallades tidigare även för arkivbildningsplan.

Se hanteringsanvisningar i Ordlista 2.

Dossié/dossier

Handlingar som rör samma ämne eller objekt och som därför förvaras samlat. En dossié kan innehålla flera akter.

Dossiéplan

Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska arkivläggas i dossiéer.

Driftsansvarig

Person som gentemot systemägaren ansvarar för att datorbearbetningarna kan genomföras och att den tekniska utrustningen fungerar.

E-arkiv

Se elektroniskt arkiv och system för bevarande.

Elektronisk signatur

Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer autenticiteten hos informationen. En elektronisk signatur kan bygga på symmetrisk, asymmetrisk eller annan slags kryptering.

Se även digital signatur.

Elektroniskt arkiv (e-arkiv)

Långtidslagring av digital information i godkända format.

Se system för bevarande.

Element

Se XML-element.

Enskilt arkiv

Arkiv som tillkommit genom ett privat företags, en förenings eller en enskild persons verksamhet.

Exportfunktion/-verktyg

Funktion eller verktyg som möjliggör överföring av en fil mellan två program eller från ett filformat till ett annat.

Fascikel-/faskikelomslag

Se aktomslag.

Filformat

Det sätt på vilket data i en fil struktureras.

Forskningshuvudman

Forskningshuvudmannen är den fysiska eller juridiska person i vars verksamhet forskningen utförs, till exempel lärosäte, kommun, region, myndighet eller privat företag. Vid uppdragsforskning är det den huvudman som åtagit sig att i sin verksamhet utföra forskningen som är forskningshuvudman.

Forskningshuvudmannen är i regel den part i ett forskningsprojekt som är arkivansvarig.

Förteckna arkiv

Redovisa handlingar/information systematiskt i en arkivförteckning.

Se även ordna och förteckna.

Förteckningsmodell

En metod för att förteckna information som uppkommit i en process.

Förvaltningsledare

Se systemförvaltare.

Förvarings-ID

En unik beteckning för en förvaringsenhet. Består av en kombination av processens/handlingsslagets redovisningsnummer samt skiljetecken och siffror. Det är synonymt med och ersätter allmänna arkivschemats signum, som används för att beteckna serier och ingående volymer.

Förvaringsmedel

Behållare eller förpackning för fysiskt skydd av handlingar.

Gallra

Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

Som gallring räknas också att förstöra handlingar/information eller uppgifter vid överföring till annan databärare, om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.

Gallringsbeslut

Beslut fattat av arkivmyndighet eller i samråd med arkivmyndighet om att vissa allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar kan gallras efter en viss tid.

Gallringsframställan

Till arkivmyndighet ställd begäran om att få gallra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

Gallringsfrist

Den tid som måste gå (vanligen antal år) innan handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras.

Gallringsplan

Se bevarande- och gallringsplan.

Gallringsutredning

Utredning i syfte att avgöra vilka allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar som kan gallras.

Gemensamma system

Digitala system med gemensam systemförvaltning som används av flera myndigheter inom regionen. Kan även kallas regiongemensamma system eller centrala system.

Se även Lokala system.

Handling

”Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”, enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 §.

Se även handling/information.

Handling/information

Begreppet handling/information används inom dokument- och arkivhanteringen inom Region Stockholm som synonym till handling. Detta för att förtydliga att begreppet handling är medieoberoende och omfattar alla typer av information, oavsett om den lagras analogt eller digitalt.

Se även handling.

Handlingsslag

Mängd av handlingar som uppstår när en process genomförs upprepat, t.ex. i samband med rekryteringar eller inspektioner.

Se även handlingstyp/informationstyp, handling/information.

Handlingstyp/informationstyp

Samlingsbegrepp för handlingar/information som tillkommer genom att en aktivitet i en process utförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende och kan därmed utgöras av både digitala och analoga handlingar, t.ex. anställningsavtal eller inspektionsrapport.

Se även handlingsslag.

Hanteringsanvisningar

Anvisningar för hur en myndighets information ska hanteras, t.ex. var den förvaras, om den ska registreras och om den skall bevaras eller gallras.

Hanteringsanvisningarna har redovisningsplanen som grund.

Huvudavdelning

Fastställd avdelning i arkivförteckningen för en viss typ av handlingar/information (t.ex. protokoll) med bokstavsbeteckningen A-G eller Ö. Handlingarna/informationen delas sedan in i serier under respektive avdelning.

Utgör högsta redovisningsnivån i arkivförteckningen.

Se även underavdelning.

Hyllmeter

En meter handlingar ställda bredvid varandra på en hylla (jfr löpmeter).

Informationsredovisning

Redovisning av de handlingar/den information som uppkommer hos en myndighet och som utgör allmänna handlingar.

Se verksamhetsbaserad informationsredovisning.

Informationssystem (system)

IT-system för informationsbehandling där information förvaras, kopplat till de processer där informationen finns. Begreppet innefattar alla de resurser och åtgärder som krävs för bearbetning, lagring, återsökning och presentation av data.

Informationsägare

Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för en definierad mängd information som används i ett eller flera system.

Inkommen allmän handling

Handling som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda.

Intranät

Ett självständigt internt organiserat nätverk som skapas och fungerar på samma sätt som internet.

Inventarium

Fungerar som en bilaga till arkivförteckningen. Av inventariet framgår den fysiska ordningen av förvaringsenheter, dess innehåll samt eventuell fysisk placering. Kan även användas mer utvidgat för att få översikt över information.

Klassificera

Inordna handling/information i en grupp (klass) utifrån redovisningsplanen.

Konvertera

Att överföra data/uppgifter från ett filformat till ett annat.

Korrespondens

In- och utgående handlingar, avser ofta brev eller skrivelser.

Korrespondent

Den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett ärende.

Kravspecifikation

Ett dokument som specificerar krav på t.ex. ett informationssystem eller dess delar.

Kärnprocess/-verksamhet

Den process/verksamhet som är myndighetens huvudsakliga  uppdrag.

Lagringsmedium

Det fysiska underlag som informationen lagras på, t.ex. CD-skivor, server, USB-minne, papper eller mikrofilm.

Leveransinstruktion

Ett dokument som är ett komplement till en leveransspecifikation. Avser en specifik informationstyp, t.ex. patientinformation, personaladministrativ information eller räkenskapsinformation.

Se även leveransspecifikation.

Leveransreversal

Se reversal.

Leveransspecifikation

Leveransspecifikationen beskriver XML-formatet och de krav som finns på leverans av digital information till Regionarkivet. Olika leveransspecifikationer finns för olika typer av information, t.ex. patientinformation, personaladministrativ information eller räkenskapsinformation.

Leverantörsförsäkran

Dokument där en leverantör skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav.

Leverera

Att överlämna handlingar/information till ett centralarkiv eller en arkivinstitution, där äganderätten till handlingarna/informationen övergår till arkivinstitutionen efter godkännande av leveransen.

Loggar

Automatiskt förd förteckning över händelser i ett IT-system. En logg kan visa hur information har hanterats, till exempel lästs eller ändrats, beroende på hur detaljerad loggen är.

Lokala system

Egna system eller myndighetsspecifika system.

Se även Gemensamma system.

Mappning

En metod som används vid överföring av informationen i ett digitalt system till ett annat.

Informationsstrukturerna i två system jämförs med varandra så att informationen lagrad enligt strukturen i system 1 kan överföras så att den överensstämmer med strukturen i system 2.

Mappning kan ske på olika nivåer, t.ex. handlings-, fält-, verksamhets- eller yrkeskategorinivå.

Exempel: Informations-/handlingstypen ”Besöksanteckning” i journalsystem 1 mappas mot informations-/handlingstypen ”Mottagningsanteckning (MOT)” i journalsystem 2.

Medieoberoende

Oberoende av vilket lagringsmedium, dvs. underlag, som information lagras på.

En bevarande- och gallringsplan kan vara medieoberoende. Det innebär att det är handlingarnas/informationens innehåll och funktion som avgör om de skall bevaras eller gallras, inte om informationen finns på papper, i digitala system eller på annat underlag.

Medium

Se lagringsmedium.

Mellanexemplar

Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett bruksexemplar. En backup om något händer med bruksexemplaret.

Se även bruksexemplar, säkerhetsexemplar och arkivexemplar.

Metadata

Information som beskriver datas egenskaper, sammanhang, innehåll och struktur. Data om data.

Migrering

Överföring av information (data) eller programvara till någon annan tillämpning eller till någon annan plattform, utan förändringar i informationens innehåll.

Missiv

Följebrev till översänd handling.

Myndighet

Självständig organisatorisk enhet, med egen maktbefogenhet inom visst område, inom den statliga eller kommunala förvaltningen.

Inom Region Stockholm räknas regionfullmäktige, revisionskontoret, regionledningskontoret och nämnder som myndigheter. Även smittskyddsläkaren räknas som myndighet.

De aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där regionen äger 50 procent eller mer jämställs med myndighet.

Myndighetsbrevlåda

Myndighetens officiella e-postadress för in- och utgående e-post.

Närarkiv

Arkivlokal i nära anslutning till verksamheten för förvaring av relativt aktuella handlingar/information som ofta används.

Objektrelaterad databas

Databas där objekt som innehåller procedurer eller instruktioner lagras tillsammans med data. Detta istället för att lagra data i tabeller och hierarkier.

Objektspecialist

Se systemadministratör.

Objektägare

Se systemägare.

Offentlig handling

Allmän handling som inte omfattas av sekretess.

Ordna och förteckna

Att avgränsa ett arkiv, rensa och gallra, upprätta volymer och serier i en systematisk ordning.

Se även förteckna arkiv.

Plockgallring

Gallring av enskilda gallringsbara handlingar/information vid genomgång av t.ex. en akt eller journal.

Portal

Webbplats som huvudsakligen innehåller ingångar till ett större antal tjänster eller webbplatser med en gemensam nämnare.

Postlista

Fortlöpande förd förteckning över handlingar som har kommit in till verksamheten eller upprättats hos verksamheten.

Process

Ett återkommande arbetsflöde med en tydlig början och ett tydligt slut. En process består av flera aktiviteter.

Se även aktivitet.

Processbeskrivning

Text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den.

Processgrupp

Rubrik för processer med gemensam nämnare under verksamhetsområdet.

Proveniens

Ursprung.

Proveniensprincipen

Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas utifrån sitt ursprung i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet.

Redovisningsnummer

Nummerserie med punktnotation som redovisar var informationen hör hemma. Varje verksamhetsområde, processgrupp och process numreras i hierarkisk ordning. Dessa nummer i kombination utgör redovisningsnumret. Kan hos andra arkivinstitutioner även kallas för ”beteckning”, ”strukturenhet” eller ”punktnotation”. Ett redovisningsnummer får inte återanvändas i en befintlig redovisningsstruktur ifall en process eller processgrupp tas bort, t.ex. i samband med en omorganisation.

Redovisningsplan

Plan som redovisar verksamhetsområden, processgrupper och processer i en logisk struktur och som används som grund för myndighetens informationsredovisning.

Motsvarar klassificeringsstruktur i Riksarkivets föreskrift RA:FS 2008:4.

Registrator

Tjänsteperson som tar emot och diarieför/registrerar handlingar.

Registrera

Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett diarium eller ett ärendehanteringssystem.

Rensning

Genomgång av en akt eller ett ärende och borttagande av övertaliga kopior, kladdlappar och liknande som inte tillför ärendet sakuppgift och som inte är allmänna handlingar. Gem, häftklamrar, plastfickor, gummiband m.m. ska tas bort då detta på sikt förstör handlingarna.

Rensning gäller även genomgång av den digitala informationen, t.ex. av filer i nätverkskataloger eller av informationen i digitala system.

Reversal

En förteckning över handlingar/information som levereras till en arkivinstitution. Benämns även leveransreversal.

Samlingsnummer/samlingsärende

Ett gemensamt diarienummer som gäller under ett kalenderår (årsärende) för olika handlingstyper som rör samma sak med syfte att skapa sammanhang och förenkla återsökning. Används t.ex. vid registrering av protokoll från en specifik avdelning/enhet eller spontant inskickade ansökningar om anställning.

Sekretess

Förbud att röja uppgift. Detta innebär en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar. Dessa begränsningar återfinns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller lag som denna hänvisar till.

Sekretessmarkering

En markering, med hänvisning till en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen, som anger att ärendet, handlingen/informationen eller vissa uppgifter kan omfattas av sekretess.

Serie

En följd av volymer som hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium.

Se även huvudavdelning och underavdelning.

Serierubrik

Namn på serie.

Seriesignum

Den unika beteckningen på en serie.

Signum

Se seriesignum och volymsignum.

Skrivmaterial

Material och maskinell utrustning som används vid framställning av handling t.ex. pennor, papper, kartografiskt material, skrivare, stämplar, faxar, kopiatorer.

Spam

Oönskade massutskick via e-post.

SQL

Structured Query Language. Ett strukturerat frågespråk för databaser.

StandardredovisningsplanSLL (tidigare SLL-strukturen/Standardstruktur verksamhetsområden SLL)

Beskriver Region Stockholm verksamhet på en övergripande nivå med fasta verksamhetsområden och processgrupper. Standardredovisningsplan ska användas som utgångspunkt vid upprättandet av redovisningsplaner.

Standardsystem

System som innehåller ett programpaket som utvecklats av en leverantör för att kunna motsvara flera användares (kunders) verksamhetsbehov.

Stylesheet

En stilmall som anger formerna för ett strukturerat dokument, t.ex. typsnitt och bakgrundsfärg.

Specifikt för Regionarkivet är ett stylesheet en bilaga till en leveransspecifikation, som anger hur information i e-arkivet ska presenteras för användaren.

Styrprocess/-verksamhet

Den process/verksamhet som samordnar och säkerställer att kärnverksamheten och verksamhetsstödet fungerar enligt myndighetens uppdrag och mål, samt följer upp dessa.

Stödprocess/-verksamhet

Den process/verksamhet som tillhandahåller nödvändiga förutsätter för att kärnverksamheten ska fungera enligt myndighetens uppdrag och mål. Till skillnad från kärnverksamheten har verksamhetsstödet oftast en intern mottagare.

Systemadministratör

Den som utför det operativa arbetet för ett system.

Systemavveckling

Slutligt borttagande av ett system från dess operationella miljö.

Systemdokumentation

De dokumenttyper som skapas i systemutvecklingsarbetet t.ex:

• Teknisk dokumentation som berättar om systemets uppbyggnad, databaskopplingar, databasstruktur, programspråk med mera.
  
  
• Dokumentation som förklarar i vilket sammanhang informationen har använts, vad uppgifterna betyder och hur informationen är uppbyggd och varför.

Systemförteckning

Förteckning över de IT-system där myndigheten är informationsägare.

Systemförvaltare

Person som samordnar, planerar och följer upp det operativa arbetet för ett IT-system.

Systemförvaltning

Organisation för upprätthållande och vidareutveckling av IT-system.

Systemrättsägare

Den som är lokalt juridiskt ansvarig för centrala IT- system. Avtalspart.

Systemägare

Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för systemet.

Säkerhetsexemplar

Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett nytt mellanexemplar eller ett nytt säkerhetsexemplar.

Kan utgöras av handlingens arkivexemplar.

Se även arkivexemplar, bruksexemplar och mellanexemplar.

Tagg

Tecken eller teckenkombination som används för märkning eller klassificering av data.

Underavdelning

Redovisningsnivån under huvudavdelningen i arkivförteckningen. Delas in i serier.

Se även huvudavdelning.

Upprättad handling

Handling som har skickats (expedierats), justerats eller på annat sätt färdigställts.

Upptagning

Information som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Utgående handling

Handling som skickats från myndigheten.

Validering

Systematisk kontroll för att fastställa att information/data är strukturerade enligt gällande leveransspecifikationer och leveransinstruktioner.

Se även verifiering.

Verifiering

Systematisk kontroll för att fastställa att informationen i det levererande systemet stämmer överens med informationen som har levererats till det digitala arkivet.

Se även validering.

Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR

Modell för informationsredovisning för myndigheter inom Region Stockholm som utgår ifrån verksamhetens processer och de handlings-/informationstyper som förekommer i dessa processer.
Verksamhetsbaserad informationsredovisning innehåller redovisningsplan, hanteringsanvisningar, systemförteckning och arkivbeskrivning.

Verksamhetsområde

Utgör den översta nivån i redovisningsplanen och beskriver det/de uppdrag en myndighet har på en övergripande nivå. Verksamhetsområdena delas in i styrande, stödjande och kärn-verksamhet.
Varje verksamhetsområde delas in i processgrupper.

Version

Beteckning för upplaga eller utgåva av ett program, operativsystem eller dokument; dess utseende och innehåll vid en given tidpunkt.

Versionsändring

Planerat och kontrollerat förändringsarbete av ett program, operativsystem eller dokument.

Vid inaktualitet

En gallringsfrist som innebär att handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras när de har blivit inaktuella för verksamheten, dvs. när verksamheten inte behöver dem längre.

Virtuell

Icke-verklig, datorskapad miljö, ofta avsedd att simulera en fysisk miljö.

Volym

Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar och som utgör en beståndsdel av en serie. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen. Andra exempel är inbundna böcker, kortlådor, kart- och ritningslag samt mikrofilmsrullar.

Volymbildning

Sammanförande av arkivhandlingar till en volym.

Volymsignum

Unik beteckning på en volym, som består av seriebeteckningen enligt arkivförteckningen (seriesignum) och volymens ordningsnummer i serien.

XML

Extensible Markup Language. Ett universellt och utbyggbart märkspråk som används för att strukturera och organisera digitalt lagrad information/data.

XML-attribut

Ett attribut i ett XML-element. Ett XML-attribut består av ett namn och ett värde, exempelvis: språk=”engelska”.

XML-element

Grunden i ett XML-dokument. Ett element består vanligtvis av en start- och en sluttagg och kan ha olika attribut och innehåll, exempelvis:

<efternamn>Ekman</efternamn>

XML-schema

Ett schema som beskriver strukturen på ett XML- dokument eller applikation. Kallas också för XSD (XML Schema Definition). Används för leveranser av digital information till Regionarkivet.

Se leveransspecifikation.

Zip

Ett filformat som står för komprimerad datafil. Genom att filen är komprimerad upptar den mindre lagringsutrymme. Den komprimerade datafilen kan innehålla många olika filer.

Åldersbeständigt papper

Papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende.

Se även arkivbeständigt papper.

Ämnesordnad serie

Serie i arkivförteckningen där handlingarna/informationen har ordnats efter ämne t.ex. personalhandlingar, fastighetsakter, patientjournaler eller diarieförda handlingar.

Ärende

Diarieförd, formellt avgränsad fråga inom ett visst område som ofta leder till ett beslut eller ställningstagande. Handlingarna i ärendet diarieförs under ett unikt diarienummer.

Ärendehanteringssystem

Ett digitalt system som används för att stödja administrationen av ärenden i en verksamhet.
Viktiga komponenter i systemet är diarium, stöd för arbetsflödet och möjligheten att koppla och upprätta dokument.

Öppen källkod

Programkod som kan användas utan licens.