Inom ett EU-projekt kan det dessutom finnas andra avtal som ställer krav på längre gallringsfrister än vad fonden anger inom ramen för respektive program eller partnerskap. För handlingar/information som uppstått inom ramen för EU-projekt gäller alltså andra gallringsfrister än vad som finns angivet i de generella bevarande- och gallringsplanerna.

Vad händer om handlingarna/informationen gallrats för tidigt?

Efter ett projekts avslut kan både uppföljning och revision förekomma. Projektdokumentationen ställs då i relation till vad som överenskommits i projektkontraktet och vad som anges i reglerna för respektive fond och program.

Om dokumentationen inte lever upp till revisorernas krav eller om man inte kan visa att pengarna har använts på rätt sätt kan projektet bli återbetalningsskyldigt. Det är huvudmannen, det vill säga den myndighet/verksamhet som bedrivit och genomfört projektet, som ansvarar för dokumentationen och hanteringen av densamma. Huvudmannen ska på begäran kunna göra dokumentationen tillgänglig för kommissionen och Europeiska revisionsrätten.