Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
4. Ordna handlingarna i en seriestruktur
Under ordningsarbetet struktureras handlingarna i serier som namngivits enligt allmänna arkivschemat. Seriestrukturen byggs ut efter behov i takt med att handlingarna ordnas.
Seriens signum består av allmänna arkivschemats bokstäver, vilka fylls på med siffror, till exempel A1, A2 osv. Vid behov kan även underserier skapas. Serierna får då ytterligare ett led; A1a, A1b. Använd helst inte mer än fyra led, det vill säga A1aa, A1ab.
Exempel 1
Huvudavdelning | A | PROTOKOLL |
Serie | A1 | Styrelsens protokoll |
Serie | A2 | Ledningsgruppens mötesanteckningar |
Serie | A3 | Avdelningsmöten, mötesanteckningar |
Exempel 2
Huvudavdelning | A | PROTOKOLL |
Underavdelning | A1 | X-nämndens protokoll |
Serie | A1a | Nämndens protokoll |
Serie | A1b | Beredningsgruppens protokoll |
Serie | A2 | Ledningsgruppens mötesanteckningar |
Underavdelning | A3 | Fackliga samverkansgrupper, protokoll |
Serie | A3a | MBL-förhandlingar, protokoll |
Serie | A3b | Skyddskommittén, protokoll |
Serie | A4 | Övriga protokoll |
Vid skapandet av seriestrukturen används ofta en hierarkisk ordning, det vill säga det ”viktigaste” först. I serien med protokoll innebär det att det högst beslutande organet ligger överst i strukturen, till exempel en politisk nämnd eller en ledningsgrupp. Därefter kommer möten från arbetsgrupper och fackliga möten.
Det är viktigt att fundera över hur förteckningen byggs upp. Handlingar som verksamheten bedömer vara viktiga bör bli egna serier för att på så sätt bli sökbara i innehållsförteckningen. Om det finns protokoll/mötesanteckningar från mindre grupper och som inte fyller upp en eller flera volymer, kan de samlas ihop till en serie som heter ”Övriga mötesanteckningar”. I volymanmärkningen skriver man då vilka mötesanteckningar volymen innehåller. Anpassa antalet serier efter mängden handlingar i arkivet. För många serier gör förteckningen oöverskådlig och för få serier gör det svårt att hitta det man söker.
Serierubrikerna är sökingångar till arkivet och det är därför viktigt att de beskriver vad serierna innehåller på ett tydligt sätt. En serierubrik ska alltid vara namnet på en handlingstyp. Förkortningar ska undvikas och i de fall de används måste de förklaras. Detsamma gäller utländska ord och koder.
Handlingar ska ordnas i volymer.
Exempel på hur digital information kan förtecknas:
Exempel 3
Huvudavdelning | C | DIARIER |
Underavdelning | C1 | Huvuddiarier |
Serie | C1a | Diarier 1971-2010 |
Serie | C1b | Söklistor till diariet, 1971-1995 |
Exempel på serieanmärkning för C1a:
Serien i arkivbox om inget annat anges. Pappersdiarium 1971-1995, därefter digitalt diarium X 1996-1999. År 2000 infördes Diarium Y. Informationen från Diarium X har överförts till Diarium Y.
Från år 2000 är diariet helt digitalt.
Huvudavdelning | E | INKOMNA HANDLINGAR |
Serie | E1 | Akter till diariet 1971-2010 |
En serieanmärkning till E1 som används när det finns digitala handlingar kan skrivas på följande sätt:
Serien i arkivbox om inget annat anges. Pappersakter år 1971-1999. Från år 2000 digitala ”akter”.
