Region Stockholm Regionarkivet
 Sök inte på personuppgifter, vi lagrar ingen sådan information på webbplatsen.

 Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.

4. Ordna handlingarna i en seriestruktur

Under ordningsarbetet struktureras handlingarna i serier som namngivits enligt allmänna arkivschemat. Seriestrukturen byggs ut efter behov i takt med att handlingarna ordnas.

Seriens signum består av allmänna arkivschemats bokstäver, vilka fylls på med siffror, till exempel A1, A2 osv. Vid behov kan även underserier skapas. Serierna får då ytterligare ett led; A1a, A1b. Använd helst inte mer än fyra led, det vill säga A1aa, A1ab.

Exempel 1

Huvudavdelning

A

PROTOKOLL

Serie

A1

Styrelsens protokoll

Serie

A2

Ledningsgruppens mötesanteckningar

Serie

A3

Avdelningsmöten, mötesanteckningar


Exempel 2

Huvudandelning

A

PROTOKOLL

Underavdelning

A1

X-nämndens protokoll

Serie

A1a

Nämndens protokoll

Serie

A1b

Beredningsgruppens protokoll

Serie

A2

Ledningsgruppens mötesanteckningar

Underavdelning

A3

Fackliga samverkansgrupper, protokoll

Serie

A3a

MBL-förhandlingar, protokoll

Serie

A3b

Skyddskommittén, protokoll

Serie

A4

Övriga protokoll


Vid skapandet av seriestrukturen används ofta en hierarkisk ordning, det vill säga det ”viktigaste” först. I serien med protokoll innebär det att det högst beslutande organet ligger överst i strukturen, till exempel en politisk nämnd eller en ledningsgrupp. Därefter kommer möten från arbetsgrupper och fackliga möten.


Det är viktigt att fundera över hur förteckningen byggs upp. Handlingar som verksamheten bedömer vara viktiga bör bli egna serier för att på så sätt bli sökbara i innehållsförteckningen. Om det finns protokoll/mötesanteckningar från mindre grupper och som inte fyller upp en eller flera volymer, kan de samlas ihop till en serie som heter ”Övriga mötesanteckningar”. I volymanmärkningen skriver man då vilka mötesanteckningar volymen innehåller. Anpassa antalet serier efter mängden handlingar i arkivet. För många serier gör förteckningen oöverskådlig och för få serier gör det svårt att hitta det man söker.


Serierubrikerna är sökingångar till arkivet och det är därför viktigt att de beskriver vad serierna innehåller på ett tydligt sätt. En serierubrik ska alltid vara namnet på en handlingstyp. Förkortningar ska undvikas och i de fall de används måste de förklaras. Detsamma gäller utländska ord och koder.


Handlingar ska ordnas i volymer.


Exempel på hur digital information kan förtecknas:

 

Exempel 3

Huvudavdelning

C

DIARIER

Underavdelning

C1

Huvuddiarier

Serie

C1a

Diarier 1971-2010

Serie

C1b

Söklistor till diariet, 1971-1995


Exempel på serieanmärkning för C1a:


Serien i arkivbox om inget annat anges. Pappersdiarium 1971-1995, därefter digitalt diarium X 1996-1999. År 2000 infördes Diarium Y. Informationen från Diarium X har överförts till Diarium Y.


Från år 2000 är diariet helt digitalt.

 

Exempel 4

Huvudavdelning

E

INKOMNA HANDLINGAR

Serie

E1

Akter till diariet 1971-2010


En serieanmärkning till E1 som används när det finns digitala handlingar kan skrivas på följande sätt:


Serien i arkivbox om inget annat anges. Pappersakter år 1971-1999. Från år 2000 digitala ”akter”.

Senast uppdaterad den