Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
Forskningshandlingar som allmänna handlingar
Arkivansvaret ska regleras i avtal i forskningens inledningsfas.
Oberoende av vilken typ av forskning som bedrivs och vem som finansierar den, så är de forskningshandlingar som återfinns inom offentlig verksamhet allmänna handlingar.
Forskningshandlingar är allmänna handlingar och därmed underställda reglerna om allmänna handlingars offentlighet. Detta oavsett om de finns hos universitet och högskolor eller där en region är forskningshuvudman. Om informationen är allmän eller inte avgörs av om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till- eller upprättad hos myndighet.
För mer information om vad som gäller generellt, se avsnittet Allmän handling.
Registrering och diarieföring i forskningsprojekt
Ett ärende för forskningsprojektet bör öppnas i diariet så snart allmänna handlingar/information börjar produceras. En miniminivå för diarieföring hos den ansvariga verksamheten kräver att, förutom de lagstadgade uppgifterna, åtminstone vissa basfakta registreras i diariet:
- forskningsprojektets namn
- utsedd projektledare (dokumentationsansvarig)
- handlingar av ”milstolpekaraktär”, det vill säga handlingar av stor betydelse som visar hur projektet fortskridit.
Den information som ska bevaras men inte diarieföras arkiveras antingen i en projektakt bland de diarieförda handlingarna eller i en egen informationsgrupp i arkivet.
För mer information om vad som gäller generellt, se avsnittet Ärendehantering.
Utlämnande av forskningshandlingar
Forskningshuvudmannen är ansvarig för att sekretessprövning görs och att begäran om utlämnande hanteras skyndsamt.
För mer information om vad som gäller generellt, se avsnittet om Utlämnande av allmänna handlingar.
Sekretess
Allmänna handlingar/information kan endast omfattas av sekretess då det finns stöd i Offentlighets- och sekretesslagen för detta. Om Region Stockholm samarbetar i en forskningsverksamhet med en privatperson eller ett privat företag som ställer krav på viss typ av sekretess kan parterna inte avtala fram andra sekretessbestämmelser utöver de som finns i sekretesslagstiftningen.
Offentlighets- och sekretesslagen reglerar sekretess på forskningshandlingar. Se särskilt OSL 11 kap. 3 § och 24 kap., även 31 kap 12, 13 §
Exempel på forskningshandlingar som kan omfattas av sekretess är:
- handlingar som är hemligstämplade vid ankomst av avsändaren
- uppgifter om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden som kommer från hälso- och sjukvården
- uppgifter om enskilds personliga förhållanden hos kurator, studievägledare eller psykolog
- personuppgifter i statistik eller forskning
- uppdragsforskningshandlingar
För mer information om vad som gäller generellt, se avsnittet om Offentlighet och sekretess.
När ska man gallra?
Allmänna handlingar får inte gallras utan att det finns stöd i lag eller myndighetsbeslut om att handlingarna får gallras. Ingen enskild anställd får fatta beslut om gallring, såna beslut ska alltid tas på myndighetsnivå och i samråd med Regionarkivet.
För handlingar och information som uppstår inom forskningsverksamhet finns en generell bevarande- och gallringsplan
Pdf, 278.5 kB.. I den finns regler att följa kring bevarande och gallring inom forskningsverksamheter.
Om arkivansvaret för projektet ligger inom Region Stockholm har projektet bedrivits enligt den modell för projekt som Region Stockholm tillämpar. I samband med projektavslut enligt Region Stockholms projektmodell ska gallring genomföras av handlingar som i bevarande- och gallringsplanen är märkta med Gallras vid projektavslut.
För mer information om vad som gäller generellt, se avsnittet om Gallring.
