Vad som kan gömmas i en serie av räkenskaper

Jag går runt i Regionarkivets lokaler och tittar mig omkring; det finns mycket som är intressant att lyfta fram och som jag inte trodde fanns. Något som väcker mitt intresse är en serie med räkenskaper från Långbro sjukhus.

Ekonomiredovisning ner till antal karotter

På en hylla finner jag dokument med oförtecknad ekonomisk information rörande Långbro psykiatriska sjukhus. Jag botaniserar bland liggare för olika inköp och i en liggare finns veckoscheman som berättar att patienterna åt sju olika sorters gröt i veckan. Sjukhuset förtecknade allting de köpte in och ägde, ända ner till antal karotter, och alla försäkringsbolagens räkningar sparades för sjukhusets ambulanser. Det var mycket som skulle köpas in under ett räkenskapsår. Enligt förteckningen budgeterade de för tekniska apparater till kirurgen, ny brödrost till köket och träningsredskap till gymmet. De hade budgetar där de skrev vilken avdelning som skulle få pengar, för vilken sak, och vem som var inköpsansvarig. Alla inköp, varukostnader och ekonomiska händelser registrerades i datumordning och med hjälp av redovisningen kunde man sedan beräkna kostnaden för de olika varorna som sjukhusets verksamheter producerade. Sjukhuset hade exempelvis ett borstbinderi i mitten på 1900-talet, där ofta blinda arbetade, och sålde dess produkter till personalen.

Tre hundra tårtor och fem hundra skor

I kassaböckerna gömde sig räkningar, anbud och offerter från olika för oss i nutiden okända småföretag men även mer kända organisationer som exempelvis Frälsningsarmén som sålde musikinstrument 1910 till Långbro sjukhus. Bland handlingarna finns det reklamblad för både vågar som var designade för officerare och för trämassevadd som skulle fungera som ersättning för bomull. Det senare för att sjukhuset skulle spara pengar eftersom de tyckte att bomull inte hade ett ”skapligt pris”.

Det finns uppgifter i de inbundna volymerna med budgetäskande för personal som rekommenderade sjukhuset att inte anställa så mycket personal, bland annat på grund av den påtagliga bristen på sjuksköterskor i landet. Sjukhuset hade dock råd att köpa ett stort antal tårtor vid ungefär samma tid, hela trehundra stycken. Detta kunde vi finna gömt men numera inte glömt i en räkning. De hade kassaböcker med rekvisitionslistor för beställningar på önskade varor, där det stod exakt hur många bullar som skulle beställas för varje vecka. Sjukhuset gjorde inventering för att värdera alla sina tillgångar och skulder i samband med bokslutet varje år. I en inventarieförteckning från verkstäderna bokförde de hur många skor personalen beställt åt patienterna, runt 500 par per år. Deras årsbudget, ekonomiska planering, resultatanalyser och prognoser visar hur sparsamma och noggranna sjukhusen var. Det finns handlingar där vi ser att de kunde hushålla långsiktigt med sina resurser. I vissa böcker kunde redovisningen sträcka sig över flera decennier. Det gjorde det svårt för personalen att glömma bort de materiella tillgångar som fanns på sjukhuset.

När man läser termen ekonomiska handlingar förväntar man sig kanske inte att hitta så mycket spännande information men när man tittar närmare så finns det mycket som kan vara intressant. Om man vet vad som kan finnas i arkivets olika gömställen så hittar man en del guldkorn.

Artikeln är skriven av Klara Mårtens Rodriguez, masterstudent i arkivvetenskap på Uppsala Universitet under praktik på Regionarkivet höstterminen 2019.